Algunas comparaciones entre herramientas para gestión de bibliotecas 3

Algunas comparaciones entre herramientas para gestión de bibliotecas 3
Por Francisco Martínez Alas. (1993 y 2008)

Segundo periodo: bases de datos para organizaciones y otros experimentos

Experimentando con otras herramientasLo que sigue a continuación, es la narración sintética de diversas experiencias que tuve con diferentes herramientas de base de datos para diferentes aplicaciones:

a) A mediados de 1980 tuve la oportunidad de diseñar, para uno de mis clientes, un catálogo bibliográfico en Lotus Approach. El punto de partida para ese diseño fue las reglas de catalogación AACR y el formato CEPAL, a los cuales fusioné un diseño anterior que había elaborado para MicroIsis, y además le añadí campos adicionales a la descripción bibliográfica normal, con el fin de permitir la recuperación de los libros y el ordenamiento de reportes de búsqueda usando más criterios.
b) Simultáneamente, y con el propósito de hacer un catálogo computarizado de mi biblioteca adquirí el programa de base de datos Borland Paradox. Para este proyecto personal diseñé las diversas tablas de captura de los datos de descripción bibliográfica y análisis de contenido, así como algunos reportes básicos. Luego de algunos tropiezos y errores, completé el diseño. El diseño era innovador, porque intenté superar los formatos institucionales para la descripción y catalogación de documentos. Pero, aunque el diseño estaba bien, me encontré con un obstáculo muy importante: esa versión del programa tenía la limitación de no poder manejar relaciones de muchos a muchos entre tablas. La posibilidad de crear relaciones de muchos a muchos es un requisito indispensable cuando se trata de hacer catálogos de documentos.
c) Posteriormente, y para el mismo proyecto de hacer el catálogo de mi biblioteca, adquirí el RSD Papyrus, un programa para MS-DOS, destinado a la elaboración de bibliografías (que ahora se distribuye gratuitamente), con una interfaz sencilla a dos colores, pero con características interesantísimas. Entre ellas, la de manejar diversos índices mediante la relación de muchos a muchos. La cantidad, finalidad y el tamaño de los campos de descripción bibliográfica estaba predefinido (excepto para tres campos), pero, funcionaba muy bien. Estuve usándolo durante algún tiempo hasta que conocí otra herramienta más poderosa y flexible de la que hablaré más adelante: Commence.
d) También tuve la oportunidad de diseñar en Commence bases de datos sobre cosas tan diversas como la prestación de servicios, el control y descripción de objetos, el manejo de proyectos y la gestión de procesos. El conjunto de características de dicha herramienta facilitó el diseño y la creacón de diversas bases de datos. Ya que ésta funciona al mismo tiempo como una agenda de eventos, un gestor de proyectos y actividades, un directorio de personas y organizaciones, un calendario, y un conjunto de categorías combinadas que permiten diseñar bases de datos complejas.

Lo que aprendí de todas esos proyectos, pruebas y diseños de bases de datos bibliográficas y de gestión de operaciones y procesos, son tres reglas básica de diseño:

a) Tablas de datos: Lo primero que se tiene que hacer es analizar el "objeto" sobre lo cual se desea hacer la base de datos, con el fin de partirla en varios "elementos". Para cada elemento (o para ciertos grupos de elementos) se ha de definir una tabla con sus respectivos campos de datos. Los programas de bases de datos para computador personal permiten determinar varios aspectos de cada campo, tales como la el nombre, el código o número único de identificación, la extensión, el tipo y características del campo. Definidas las tablas y sus campos, luego hay que establecer las relaciones entre unas tablas y otras. Yo opino que se debe crear una tabla para cada dato que se requiera reusar y relacionar muchas veces. También prefiero la posibilidad de establecer relaciones de muchos a muchos para ciertos campos claves. Es conocida la regla de que el campo de relación entre una tabla y otra debe tener la misma extensión y ser del mismo tipo de campo -preferentemente numérico-, aunque tenga diferente nombre. Yo acostumbro crear un diagrama en forma de árbol para analizar la precedencia de unas tablas respecto de otras, y para descubrir y al mismo tiempo evitar la formación de círculos o nudos al crear las relaciones referenciales entre las tablas.
b) Forma de ingreso de datos: Para ingresar los datos en una base de datos, una opción es hacerlo directamente en las tablas respectivas. Pero, a veces es preferible ingresar primero los datos de ciertas tablas que se ocuparán y se relacionarán a menudo con nuevos registros. Por ejemplo, en una base de datos bibliográfica, se pueden llenar primero las tablas de tipos bibliográficos, de colecciones del centro o secciones de la biblioteca, de países, de editoriales más conocidas y aun la mayoría de las palabras clave. También es muy recomendable crear una forma de ingreso de datos que consolide la tabla principal y proporcione acceso a los índices de todas las otras tablas relacionadas. De esa manera, a medida que se añaden registros
c) Reportes de búsqueda: La tercera etapa es la creación de mecanismos de búsqueda de la información contenida en la base de datos. El objeto es poder generar reportes ordenados según diversos elementos de los registros. Lo más común es generar reportes por título de las obras o documentos, por autor y por materia o palabras claves. También es importante poder hacer listados por números de clasificación o por códigos normalizados (el ISBN por ejemplo), por colecciones o secciones de la biblioteca, y por tipos o clases de documento. Menos frecuente, aunque también útil, es poder generar reportes por series o colecciones de las compañías editoriales, por la editioriales mismas, por el lector que lo ha prestado (si se trata de una biblioteca de acceso público), o por alguna otra condición o característica. De cualquier manera, es indispensable poder combinar dos o más criterios en cada búsqueda; así, por ejemplo:
- Dos o más de los elementos básicos: autor, título, materia. (La búsqueda por uno sólo de los elementos básicos no es funcional.)
- Uno o dos de los elementos básicos, más uno o dos de los elementos complementarios: autor, título o materia más código de clasificación, fecha de publicación, serie, colección, editorial, ISBN y otros.
- Uno o dos de los elementos complementarios más una característica del documento: editorial, serie, fecha de publicación, más estado o condición, acción a seguir, y otras.

En próximos artículos del presente sitio expondré con mayor detalle algunos de esos proyectos.