Cooperación entre centros de documentación e información para el desarrollo

Cooperación entre centros de documentación e información para el desarrollo.
Por Francisco Martínez Alas (1993).

Esquema del contenido
-La cooperación interbibliotecaria: Qué es y cuáles son sus objetivos; importancia de los centros de información.
-Alcances de la cooperación interbibliotecaria: Qué necesidades se cubre con ella y cuáles no.
-Sistemas actuales de cooperación en el área económica y social.
-Condiciones o requisitos adecuados para la realización de los proyectos de cooperación: Automatización de los centros de información, participación de los organismos públicos y de las instituciones o empresas privadas que generan información.
-Areas en las que es más recomendable: Indización, almacenamiento de información, adquisición y producción de documentos, y otras.
-Productos de un sistema de cooperación: Información sectorial, datos estadísticos, patentes y procesos industriales, informes de precios y distribuidores de bienes, directorios especializados, mapas de zonificación, legislación y jurisprudencia.
-Beneficios de la cooperación para los usuarios de la información: Para el sector privado, para el conocimiento de la realidad nacional, para los profesionales, etcétera.

Ensayo
Dentro de la expresión centros de información se incluye a cualquier institución o sección de la misma que proporcione servicios de información de cualquier índole y en cualquier especialidad a los usuarios, tales como los que proporcionan las bibliotecas, archivos y centros de documentación, basándose en diversos medios y sistemas de almacenamiento, recuperación y difusión de información.

La información es importante para la investigación científica y académica, tanto como para la toma de decisiones y el logro de ciertas metas empresariales o personales. El papel que desempeña un centro de documentación es el de integrar las técnicas de manejo de la información, y de interrelacionarlas con las necesidades de las personas, quienes en su calidad de usuarios la interpretarán y la transformarán en datos y conocimientos de utilidad para sus propósitos.

Las fuentes de información son muy variadas, van desde los tradicionales libros y materiales de referencia, por todos conocidos, hasta las colecciones especiales de documentación informal, las series de datos estadísticos, y la transmisión de textos enteros por medio de redes de telecomunicaciones. Dada la gran cantidad de documentos que existen y los que se continúan produciendo en la actualidad, y la complejidad de los mecanismos para procesarlos y hacerlos accesibles de la manera más adecuada posible, ningún centro de documentación es capaz de responder todas las consultas o de poder albergar toda clase de información. Las fuentes de consulta se encuentran dispersas, y se hace deseable un engranaje como el que comunmente se llama cooperación interbibliotecaria, para poder ayudar a satisfacer ciertas necesidades en el ámbito cambiante del conocimiento y la búsqueda de datos.

En nuestro país ya se están desarrollando algunos proyectos de tal clase, tales como el de un sistema de información bibliográfica sobre El Salvador, a nivel local, o como la red de información para el sector privado que está promoviendo una entidad a nivel centromericano.

La cooperación interbibliotecaria es un compromiso o convenio institucional, entre diversas organizaciones, motivado por intereses comunes, mantenido por la adopción de ciertas reglas de acción, y destinado a la consecución de un fin: la participación voluntaria y constante en los esfuerzos de hacer más accesible la información para los todos los interesados, lo cual también contribuye –en cuanto adquisición de conocimientos- al desarrollo económico y social.

Para concretar los proyectos de redes de cooperación interbibliotecaria entre los centros de documentación a nivel local, se requiere el cumplimiento de algunos requisitos básicos:

a.El reconocimiento por parte de las instituciones de la importancia de dotar de suficientes recursos humanos, tecnológicos y financieros a sus respectivos centros de información y documentación, con el fin de alcanzar un óptimo funcionamiento de los mismos.
b.La participación activa de los organismos públicos y de las instituciones o empresas privadas que generan información, en el sentido de facilitar el conocimiento y la adquisición de sus productos documentales, mediante la promoción adecuada  y simplificación de procedimientos de tales.
c.La participación voluntaria de los mismos centros de documentación, a través de su personal y de los servicios que se prestan al público.
d.La automatización del manejo de los centros de información. Aunque la aplicación de las nuevas tecnologías de información en las bibliotecas de nuestro país es relativamente reciente, y aunque muchas bibliotecas no podrán automatizarse todavía, ello debe ser perseguido como una meta a corto o mediano plazo, y deberá buscarse la forma de incorporar, de manera selectiva, en un banco de datos compartido, los catálogos de sus fondos, en especial los de las bibliotecas que no se automatizarían aún.
e.Una institución que actúe como coordinadora de algunas de las tareas administrativas de la red y de los diversos servicios de apoyo para los miembros.
f.La normalización de algunos procedimientos técnicos para indizar y registrar los documentos, así como para intercambiar publicaciones o información de otra clase.

Los productos resultantes de un sistema de cooperación interbibliotecaria, como por ejemplo entre centros de documentación especializados en asuntos económicos y sociales, pudieran ser como los siguientes:

a.Informes sobre la situación de un determinado sector económico.
b.Datos estadísticos sobre muchos rubros.
c.Fuentes de consulta sobre procesos y patentes industriales.
d.Directorios especializados de productores o distribuidores, de importadores o exportadores, o de instituciones y sus respectivos servicios.
e.Bancos de datos de la legislación y la jurisprudencia.
f.Gráficos o mapas de zonificación relativos a diversos aspectos.

Los beneficios de la ampliación global de los servicios de información por medio del fortalecimiento de los centros de documentación y la cooperación entre los mismos son, entre otros:

a.Comunicar a los usuarios qué fuentes de información hay sobre un tema determinado y en donde se encuentran localizadas tales fuentes.
b.Aprovechar mejor los recursos asignados para la adquisición de documentación.
c.Conocer mejor la realidad nacional por medio de diversos indicadores o de informes especializados.
d.La posibilidad de conocer, por medio de un mismo banco de datos, los recursos bibliográficos y documentales sobre nuestro país.
e.La conformación de bancos de datos especializados, que permita a un usuario en particular, sea éste una persona o una organización, obtener los datos deseados y buscados con facilidad.

Tal como ya se dijo, los centros de documentación utilizan diversos medios para proveer diversos servicios de acceso a la información albergada en sus depósitos; sin embargo, parece ser que sólo la aplicación de la tecnología de la información reduce al mínimo la posibilidad de que los datos, las referencias, las citas, se oculten tras los millares de fuentes de consulta posibles. El poder ofrecer, por ejemplo, a las empresas o a la industria, datos precisos, información técnica, económica o comercial, para invertir, dirigirse a nuevos mercados, contactar con prospectos de clientes y proveedores, investigar precios y ofertas de productos, y otras posibilidades, de forma rápida y oportuna, podría tener una influencia importante sobre la competitividad y la productividad de las empresas y los agentes productivos.