Centros de Información Corporativos: bibliotecarios, administración de documentos y tecnologías de información

Centros de Información Corporativos: bibliotecarios, administración de documentos y tecnologías de información. (1996)
Por Francisco Martínez Alas

1 En defensa del bibliotecario
Con frecuencia, cuando se piensa en un bibliotecario, acude a la mente la imagen de un anciana con muchas canas, gafas gruesas y un rostro severo detrás de un mostrador; o también en un vejete distraído y enfermizo, vestido con un traje pasado de moda, y con un sello o quizás un plumero en la mano, como la únicas herramientas capaz de manejar para hacer un trabajo obscuro y rutinario: prestar libros.

Sí, pareciera que su única misión fuera la de atender a sesudos universitarios, a la tecnocracia de los ejecutivos, o a los "intelectuales"; y no faltaba más, quitarle el polvo a los libros en un sus extensos ratos de ocio.

Por supuesto, esa tétrica y prejuiciada visión es totalmente errónea. Muchos bibliotecarios se deciden a serlo porque aman los libros, la información y los documentos, y porque tienen la convicción de que facilitar el acceso al conocimiento es una forma de realizarse.

Los bibliotecarios, no son archiveros, ni hacen solamente inventarios, ni su principal tarea es prestar y pasar los libros de los estantes a los mostradores de atención al público. Si bien es cierto que archivar, inventariar y prestar son algunas de las actividades que hacen, las tareas más inteligentes y profundas de su trabajo son desconocidas por los otros profesionales o la gente común.

Los bibliotecarios y los documentalistas, son en realidad expertos en la industria del libro, y otras industrias culturales, científicos del conocimiento, administradores e intermediarios de información, gestores de la investigación documental, fabricantes de bases de datos; son, en verdad, filósofos de las taxonomías, adheridos a un sistema racional de abstracción del conocimiento humano y de comprensión de la realidad, practicantes de un cuerpo de reglas técnicas, extensas y complejas, que posibilitan la recuperación de la información en forma ágil y eficiente. Por estas razones, a partir de este momento hablaremos de profesionales de la información para referirnos a ellos.

2 Bases de datos y algo más
Pero dejemos la apología de lado, y concentremos nuestra atención en algunas consideraciones acerca de la difusión del conocimiento por medio de bases de datos, y lo que existe detrás de ese "mostrador virtual".

La base de datos bibliográfica, es sólo un componente más del conjunto de elementos de una biblioteca (centro de documentación o unidad de información). Los otros componentes usuales son: el sistema de adquisiciones e intercambio, el sistema de préstamo y recuperación, el sistema de mercadeo de servicios y referencia, y por supuesto, el ordenado y organizado depósito de documentos. Las bases de datos que elabora el personal de la biblioteca, pertenecen al sistema de procesamiento técnico.

La base de datos que es más conocida en las bibliotecas, es la de referencias bibliográficas, o lo que es lo mismo: el catálogo en línea de acceso público. Sin embargo, algunos centros de información han comenzado a producir y almacenar muchas otras bases de datos con información capturada y observada respectivamente en publicaciones, obtenida de servicios en línea, o del monitoreo de acontecimientos de la realidad o de la actividad de su organización.

Además, desde hace algún tiempo la naturaleza de los documentos que están en las bibliotecas ya no se limita a aquellos que están impresos en papel. Documentos en diferentes soportes (videos, CD´s, archivos electrónicos, filmes, fotografías, planos, grabaciones, etc.) forman parte de las colecciones. De esa manera también, en algún momento entraron a la biblioteca los aparatos lectores de microfichas o los de microfilm, los proyectores de diapositivas y los retroproyectores de acetatos, y más tarde los televisores, los "tocadiscos", las reproductoras de video y de casetes de sonido, es decir, todos aquellos equipos que se utilizan en las "Secciones de Materiales Audiovisuales".

A medida que se producen fuentes de información y documentos que requieren equipos distintos (más o menos sofisticados) para ser "leídos" o accesados, la demanda por parte de los centros de información de nuevos equipos electrónicos se ha hecho urgente y patente. Por ello es inexplicable el porque algunos Gerentes de Informática o Directores de Departamento, hacen una mueca de asombro, sino de disgusto, cuando los encargados de los centros de documentación e información, solicitan computadoras, CD-ROMS, scanners, discos duros con gran capacidad de almacenamiento, software especializado, redes locales, impresores laser, equipos para backups, modems, acceso a Internet, y por qué no: ¡grabadoras de discos ópticos y conexión a antenas parabólicas!

Tanto los aparatos mencionados en primer lugar, como los últimos, son recursos tecnológicos de apoyo al uso de los recursos de información (la redundancia es intencional). Es innegable que pertenecen, a distintas eras tecnológicas: los últimos son más exactamente tecnologías de información. Los primeros, son más bien dispositivos para consultar los registros solamente legibles por máquina, ellos mismos no procesan información: sirven para escuchar la música de un disco, o para hacer visible la microfotografía de un documento, por ejemplo.

Los computadores, y sus periféricos para almacenar datos o imprimir textos o reproducir imágenes, y para tele-comunicarse, son "más inteligentes" si se quiere: guardan, procesan, calculan, recuperan, etc. Pero, lo importante es que dentro de un centro de documentación o en la biblioteca del cercano futuro, están destinados para un único y mismo fin: facilitar el acceso a los datos, a la información y al conocimiento. En suma, todas son tecnologías de información, recursos para apoyar y producir otros recursos.

Sólo una actitud realmente estrecha hacia el cambio tecnológico en informática, que hace ver a las computadoras y sus accesorios periféricos, como algo místico, o como un privilegio de iniciados o empleados selectivos, puede pensar que dotar a las bibliotecas de las nuevas tecnologías de información, es un lujo demasiado costoso para las instituciones o empresas, o un desperdicio de recursos. La verdad es que las bibliotecas se están transformando, o deben iniciar su transformación, hacia un concepto más amplio y completo, de Centros de Información con acceso a la tecnología. Por ello, se habla cada vez menos de bibliotecología, y mas de ciencias de la información; y de profesionales de la información, para referirse a sus practicantes, teóricos y cientistas.

3 De la biblioteca tradicional al centro de información corporativo: un nuevo concepto
Una de las manifestaciones de ese cambio, es el Centro de Información Corporativo. Algunos autores se refieren al CIO (Chief Information Officer) o Director de Recursos de Información, como ese profesional que administra los recursos de información de las empresas, recursos que son tan valiosos como el capital o los activos fijos. Además se ha acuñado el término de "cybrarian", para denominar a aquel otro profesional que maneja información en las "bibliotecas virtuales": las que su principal y más valioso recurso es el acceso a Internet, a los servicios en línea, a la tecnología de comunicaciones, al almacenamiento óptico de documentos y a los medios de comunicación masiva.

Puede verse que esta surgiendo una nueva concepción de centro de información y de sus administradores, la cual yo he definido extensamente en otro de mis ensayos de esta manera:
"El CIC es un sistema dinámico, flexible, organizado, normalizado y coherente; el cual se apoya o sostiene en una estructura conformada por los recursos de información. Sus objetivos principales son: administrar, recopilar, producir, recuperar, diseminar y proveer, directamente o indirectamente, esos recursos de información.'

"Esto se realiza por medio de un conjunto de servicios de acceso, los cuales pueden estar orientados preferentemente hacia el interior o hacia el exterior de la organización o de la empresa. Esos eventos o acontecimientos informativos se transmiten a través de dos canales: los flujos de trabajo y los flujos de información. Los cuales, a su vez, generan otros recursos de información que son incorporados al sistema.'

"Estos servicios y estos flujos, involucran y se manifiestan en primer lugar en el manejo de documentos, los métodos y procedimientos empresariales, el trabajo y los conocimientos de las personas, y las tecnologías de información; y después, en la imagen y la comunicación corporativa, los recursos de capital, la propiedad intelectual, la comercialización y promoción de bienes y/o servicios, los servicios y la atención al cliente,... de toda la empresa.'

"Todo ello destinado a lograr cierta proficiencia informativa, como la llama Buckholtz, y que yo amplío y aplico a la eficiencia en cuanto a la toma de decisiones, custodiar la memoria de la empresa, lograr la calidad integral, el desarrollo de las personas, alcanzar la competitividad; y en fin, en la creación, difusión, diseminación, utilización, aplicación, aprendizaje y la consolidación del conocimiento útil y aplicable en la estrategia de empresa.'

"Estos centros de información se valen de nuevas tecnologías y medios para obtener, almacenar y distribuir información, cuya denominación, a veces, es dificil traducir exactamente al español: imaging, workflow, outsourcing, data warehousing, information brokering, EDMS, etc. Además, utilizan diversas técnicas y modelos de investigación y comunicación, entrevistas, observaciones de campo, y otras."

Estamos hablando entonces, de un Centro de Información, que administra un sistema de información basado en documentos y otros recursos de información; sin importar el soporte en que se encuentren o la naturaleza de los mismos (tecnológicos, virtuales, intelectuales, axiológicos, gerenciales, financieros); y que participa de la actividad de diversos departamentos o secciones de la empresa: el de la biblioteca tradicional y el archivo, el de investigación y desarrollo, el de mercadeo y comunicaciones, el de informática, el de servicio al cliente, el de capacitación y recursos humanos, y otros; es decir, toda aquella actividad o proceso que genera información interna. Integrando mediante relaciones de cooperación y comunicación toda la información interna de la empresa.

Adicionalmente, observa selectiva e inteligentemente lo que esta sucediendo afuera de la empresa: en los mercados, el medio ambiente, la competencia, las políticas públicas, la legislación, los medios de comunicación, la industria de tecnología, las bibliotecas, los institutos de investigación o enseñanza, las redes de información, la historia inmediata, etc.

Las ciencias de la información y la educación, los medios, la información misma, la comunicación, la cibernética, la tecnología, la estructura de organización de las empresas, el cambio tecnológico, la formación del capital humano, la libertad de expresión e información, la organización social, están más ligados de lo que algunos se percatan. Hasta la informática ha tomado de la bibliotecología algunos términos como "bibliotecas" de programas o de rutinas, y "ficheros".

No solamente para las empresas de avanzada son importantes los centros de información y documentación con alta tecnología, administrados por profesionales en ciencias de la información. La biblioteca de la institución y de la universidad, se extiende hasta nuestra propia casa y llega hasta el mapa de nuestra mente: nuestra idea del mundo tiene dos fuentes, lo que "leímos" (en un libro o una revista, un programa de radio o televisión, en un seminario o un discurso, en un discurso o en un diálogo) y lo que vivimos. El administrador de recursos de información o el "cybrarian", es un eslabón importante de esa cadena de valor del mundo moderno, que llamamos la era de la información.