Origen, meta y destino de las bibliotecas privadas o personales 6

Origen, meta y destino de las bibliotecas privadas o personales 6
Por Francisco Martínez Alas. Sep. 2009

Funciones del bibliotecario privado
Cuando las colecciones personales de libros y documentos diversos se vuelven demasiado extensas y complejas, o cuando, por diversos motivos, se incorpora a una biblioteca ya establecida y organizada otras colecciones que han pertenecido a otras personas y cuyos libros se encuentran en diversa condición física y requieren procesos de selección y restauración, podría ser conveniente contratar a un bibliotecario privado para que realice algunas labores de ordenación, mantenimiento y reparación.

¿Qué es un bibliotecario privado? Yo trabajé como bibliotecario privado durante algunos años, en dos bibliotecas de las que mencionaré solo algunos aspectos relevantes para la práctica del mantenimiento y organización de colecciones privadas. Un bibliotecario privado es un técnico que ha sido contratado por una persona particular, es decir, por un propietado de una biblioteca personal, para que se la organice, realice inventarios, haga reparaciones, y también para que desarrolle una base de datos bibliográfica o al menos un catálogo digital en alguna herramienta de software usual.

Dado que el bibliotecario privado tiene que llegar a trabajar a la residencia particular o a las oficinas del propietario de la biblioteca, tiene que ser una persona honesta y discreta, además de paciente y constante. Las condiciones de trabajo en una biblioteca particular pueden no ser las óptimas, pues la paga es modesta y con frecuencia se tiene que trabajar en rincones estrechos en el local mismo donde está la biblioteca. Además, debe adquirir el compromiso de estar dispuesto a trabajar en la colección durante muchos meses e incluso años, y si debe retirarse, a designar a alguien que continue el trabajo. Y por supuesto, debe respetar la integridad de las colecciones y ciertos usos del propietario en cuando al orden de ciertos materiales. Del mismo modo, el propietario de la biblioteca, debe hacer lo posible por proporcionarle un mínimo de comodidad al bibliotecario privado, y estar consciente de que organizar y catalogar una biblioteca es un proceso muy largo (por ejemplo, se pueden requerir unas tres mil horas de trabajo para procesar una biblioteca de unos cinco mil volúmenes), y por lo tanto debe estar en disposición y condiciones de sostener todo el proyecto.

Dos casos de bibliotecas personales
La primera biblioteca personal para la que trabajé pertenecía a un notable profesor de filosofía. Yo llegaba a trabajar a la casa del profesor varias tardes a la semana. Al principio, yo tenía que trabajar en distintas áreas o habitaciones de la casa; pero luego, el propietario adecuó un salón especial para ubicar junta toda la colección. La colección, de más de cinco mil volúmenes, estaba constituida en su mayor parte por libros de filosofía, religión y ciencias sociales. También había algunas enciclopedias, literatura clásica y nacional, y una curiosa sección de temas esotéricos. Mi trabajo consistió, en primer lugar, en ordenar todos los libros por grupos de materia, conforme al esquema clasificación que se usaría (mi SCANBI) y conservar algunas secciones especiales conforme a la predilección del profesor. Después, inicié la etapa de procesamiento técnico, a cada libro se le asignó su clasificación, se le colocó una etiqueta exterior y se le mecanografió el conjunto básico de tarjetas (por autor, por título, y por uno o dos encabezados de materia). Me tardé muchos meses en realizar el catálogo en tarjetas. Iba catalogando las subsecciones de mayor prioridad para el propietario. También, durante ese tiempo siempre había libros nuevos que el académico compraba a menudo, y yo los incorporaba al catálogo y a la colección ya ordenada.

Poco tiempo después fui contratado por un empresario para que le organizara su biblioteca personal. En este caso, como suele suceder a menudo, la situación inicial era caótica. La biblioteca tenía asignado un local grande, alfombrado, bien iluminado, con estantería metálica dispuesta de manera que se formaban seis pasillos, sin embargo no muy amplios. La colección era grande, contaba con más de quince mil volúmenes. La fortaleza de esta biblioteca era las obras de derecho, biografías e historia, y en menor grado las disciplinas de filosofía, psicología. literatura y religión, así como las ciencias sociales. También había una notable colección de revistas nacionales antiguas.

En esta biblioteca, al principio los libros sólo estaban colocados en los estantes, pero sin un orden temático. Así que, la primera tarea fue ordenar por grandes grupos de materias toda la colección. Para hacer eso utilicé un método, creado por mí, el cual consiste en lo siguiente:

1. Al principio, en cada uno de los pasillos se van haciendo grupos pequeños de libros conforme al área de conocimiento que tratan. Al principio se dejan en el suelo, en rimeros, en los pasillos, y se les coloca un rótulo de identificación, pero luego se reubican temporalmente en los estantes del mismo pasillo.

2. Se levanta un mapa de toda la estantería disponible (en papel o en un esquema digital), indicando la cantidad y capacidad de los entrepaños disponibles.

3. Luego, se va llenando el mapa con la cantidad de área (en tramos o entrepaños) que cada uno de los grupos de materia formados en el paso No. 1 está ocupando temporalmente (por ejemplo, los libros de historia de América colonial pudieran aparecer en unos cuatro grupos temporales en diversos puntos de la biblioteca, lo que podría significar unos cinco tramos completos).

4. Con lo anterior, se hace un inventario de la cantidad de tramos (o metros lineales) que cada grupo y subgrupo de materia necesita para su ordenamiento final (por ejemplo, los cinco tramos que necesitará la sección de historia colonial de América, los siete que requerirá la de filosofía, los diez de manuales de ingeniería o negocios, y así sucesivemente).

5. Conforme al mapa de los tres pasos anteriores, se señaliza en los estantes los puntos de inicio y de fin de cada uno de los grupos y subgrupos de materia establecidos; y se procede a una reubicación, mediante el vaciamiento temporal de cada área requerida en los estantes y la rotación y reubicación de todos los libros, hasta que toda la colección queda ordenada por materias y otras secciones.

Superada la falta de ordenamiento físico inicial, la biblioteca queda más utilizable, aunque todavía no se cuente con un catálogo de la misma. En esta otra biblioteca privada, mi tarea consistió en diseñar una base de datos bibliográfica en un programa para computadora personal, siguiendo los requerimientos de catalogación usual, y además, agregando algunos campos de registro nuevos, conforme a las necesidades del propietario. Además, se decidió usar el sistema de clasificación decimal y los encabezamientos de materia y un tesauro de dos organizaciones distintas para los descriptores. La catalogación se comenzó directamente en la computadora, en la base de datos, ya que, en este caso, no se iban a usar tarjetas de catálogo. Y aunque se asignó números de clasificación y se les colocó etiquetas exteriores a los libros, eran más importantes los otros puntos de acceso. La idea era que el propietario tuviese acceso al catálogo electrónico en su computadora personal, y pudiese localizar los libros por temas específicos, y no sólo por autor y título. Este proyecto, sin duda, necesitaba más tiempo de catalogación que el anterior.

Intentos y herramientas de catalogación
En nuestra biblioteca privada hubo dos proyectos de catalogación, cada uno correspondiente a una etapa diferente del estado y la historia de la biblioteca personal. El primer intento de catalogación se dió cuando la colección de libros comenzaba a formarse y crecer. Como entonces no existía el acceso a los computadores personales, se comenzó a mecanografiar las tarjetas descriptivas de cada título en unas de cartulina de tipo manila. Sin duda, hacer un catálogo en tarjetas separadas tiene más ventajas que llevar un inventario cronológico o alfabético, en forma manuscrita, en una especie de libro de registro. Pero, la información que se le puede poner a las tarjetas está limitada por el poco espacio disponible en la misma, y por la estructura convencional de datos y áreas de descripción bibliográfica a las que se apega su elaboración (la que todos los manuales clásicos y antiguos de bibliotecología describen).

Con la llegada de la automatización decidí desechar las tarjetas y pensé que era mejor desarrollar algo en un programa de computadora que pudiera adaptarse a mis expectativas de lo que debía ser el catálogo de nuestra biblioteca. Hubo cuatro intentos en los que, respectivamente, probé cada una de las cuatro herramientas que menciono a continuación:

a) Borland Paradox. En este programa de base de datos relacional para computadora personal, no sin dificultad, elaboré mi primer proyecto de catálogo automatizado. El resultado fue bastante satisfactorio, excepto por una limitación de la herramienta: la imposibilidad de establecer relaciones del tipo muchos a muchos en los campos de autor, títulos y descriptores; las que, en el caso de catálogos bibliográficos son indispensables. Tuve que descartarlo, aunque reconozco que la experiencia de trabajar en este programa fue muy instructiva.
b) Caere PageKeeper. Adquirí esta otra herramienta porque ofrecía la posibilidad catalogar, indizar, organizar y ver miniaturas de los archivos de la computadora, entre otras cosas. Se suponía que iba a funcionar como un catálogo complementario al de Paradox, pero dedicado exclusivamente al contenido de la biblioteca digital y los archivos de oficina. El programa tenía funciones muy interesantes, pero, los recursos de hardware de entonces impedían un funcionamiento óptimo de la herramienta, y tuve que descartarlo.
c) RDS Papyrus. Este es un programa basado en DOS, principalmente destinado a la elaboración de bibliografías académicas, pero sirve muy bien como catálogo para una biblioteca personal. Al principio la compañía que lo desarrolló lo vendía, pero, como en algún momento desistieron de desarrollar una versión para Windows, ahora el programa es de distribución gratuita. La herramienta tiene características muy interesantes, permite catalogar diversos tipos de documentos y genera gran cantidad de reportes, del mismo modo que permite exportar la información. Además, el manual del programa expone excelentemente los fundamentos teóricos de las relaciones que requiere y posee un catálogo bibliográfico. Su única limitación es que no se le pueden agregar o modificar campos al diseño, aunque éste es totalmente funcional y claro.
d) Commence RM. En esta herramienta, en mi opinión magnífica por sus posibilidades y versatilidad, desarrollé un diseño de base de datos bibliográfica que contiene todas las lecciones y experiencia aprendidas de los tres proyectos anteriores. El diseño al que llegué cumple todas mis expectativas. Pero, dado que la versión CommenceRM3 parece no funcionar bien en WindowsXP, en la fecha de redacción del presente ensayo (septiembre de 2009) el proyecto está detenido temporalmente, hasta que se pueda migrar a la versión de Commence más reciente y vigente en un momento futuro.

Mantenimiento del buen estado de las colecciones y libros

Los libros se deterioran por acción del tiempo y como consecuencia de agentes y factores externos. Aunque al propietario podría interesarle nada más que los libros de su colección duren tanto como él pueda hacer uso de ellos, en realidad, hay que pensar en la protección integral de toda biblioteca con el fin de que pueda ser heredada o transmitida a otras personas o instituciones, y hasta ser comercializada. Los riesgos mayores de toda biblioteca son el exceso de humedad y asoleamiento, las inundaciones, las plagas de insectos y los incendios.

El exceso de humedad puede favorecer el aparecimiento de hongos. Pero, el daño al papel de los libros, debido al aumento de la acidez y la oxidación del papel, es un proceso químico irreversible que afecta la legibilidad de los documentos y su duración. Tal problema se puede prevenir, en parte, disminuyendo la humedad en las bibliotecas. Si acaso hubiere demasiada humedad en el local donde se alberga la biblioteca será preciso instalar un sistema o aparatos para deshumidificar. Un peligro mayor son las filtraciones de agua y posiblidad de inundaciones. Por ello, se debe evitar que por la biblioteca pasen tuberías de abastecimiento de agua, o que el techo de la biblioteca tenga filtraciones. Y, de ser posible, el inmueble que alberga la biblioteca debe estar ubicado en una zona donde el riesgo de inundaciones sea improbable.

Dejando de lado los posibles sinestros, cada volumen se puede proteger del desgaste de las portadas y pastas por medio del forrado, con cualquiera de los materiales disponibles para tal fin. Además se le debe dar un mantenimiento constante a cada volumen, y si fuere necesario se debe reparar constantemente los daños menores y típicos de los libros debido al uso; tales como desprendimiento de hojas, quiebres en los lomos, ruptura de los soportes de la encuadernación, esquinas dobladas ya sea en las páginas o en las portadas de los libros en rústica, daños o desprendimiento total o parcial de pastas, sobrecubiertas y guardas, y otros.

Otro factor importante es la limpieza del local de la biblioteca, de los estantes y de cada uno de los libros. Esta es importante porque evita la acumulación de polvo en general, y la proliferación de ácaros o de otras plagas de insectos que pudiesen refugiarse en cualquier sitio. Además, la remoción regular de los libros para limpiarlos y los muebles, funjirá como medida preventiva para descubrir la presencia de plagas. El tipo de estantería es un factor que incide en la conservación de los libros y documentos. Las estanterías de madera, por ejemplo, son más atractivas en cualquiera de sus diseños, pero, corren el riesgo de ser invadidas por insectos, y luego los insectos se pasarán a los libros. O las estanterías abiertas, dejan que los libros reciban polvo en exceso.

Una colección convencional de libros modernos y contemporáneos no requerirá más cuidados que éstos que he mencionado. Sin embargo, los libros más antiguos (es decir, que tengan una antigüedad mayor de 100 años, o que hayan sido impresos entre mediados del siglo 19 a mediados del 20), sí requieren condiciones de almacenamiento, mantenimiento y procedimientos de restauración más profesionales, y el uso de otras técnicas y tecnologías.

Actualización de las colecciones

¿Existe un límite en la cantidad de volúmenes que pueda llegar a tener una biblioteca personal? En realidad solo existen dos grandes límites, pero ambos se refieren a factores externos al carácter y al contenido de la la biblioteca. Sin embargo, ambos límites son importantes y obligan a tomar decisiones cruciales que afectan la colección entera o una parte de la misma:

a) La cantidad de espacio disponible para almacenar y colocar los libros puede escasear. Primero falta espacio en los estantes para insertar más libros, y entonces se comienza a colocarlos en doble fila y unos encima de otros. Luego de que todos los estantes están llenos, pudiera ser que ya no haya espacio para instalar más estantes en la propia biblioteca, y se prueba colocar algunos estantes fuera en otros lugares de la casa, o peor aún, se intenta descartar o embodegar una parte de la biblioteca para hacer espacio. Por último, todo el local –o parte de la vivienda-, puede verse tan abarrotado de estantes y libros, que la biblioteca, ya dispersa en todo el edificio, se percibe como un estorbo por las incomodidades que provoca.

b) También pueden escasear los recursos económicos para las adqusiciones. Cuando el propietario tiene prosperidad económica, suele adquirir más libros de los que podrá consultar en detalle o leer a lo largo de su vida. En cambio, cuando los recursos para adquisición de nuevos libros también escasean, entonces, se torna más selectivo en cuanto a los títulos que adquiere. Si bien es verdad que una selección y compra más racional de libros evita adquirir malas ediciones o títulos mediocres, o dejarse llevar por impulsos, también lo es el hecho de que la falta de recursos podría volver obsoleta una parte o toda la biblioteca.

Empero, si los recursos de espacio y financieros lo permiten, la actualización constante de las colecciones bibliográficas es un imperativo. Por ello, es indispensable, dentro de las posibilidades del propietario, que las colecciones se actualicen cada cierto tiempo. Hay tres razones que justifican y ordenan la ampliación y actualización de las colecciones, restándole importancia a la carencia de espacio para su depósito:
 
- Es preciso llenar huecos existentes en cada una de las disciplinas de interés para la biblioteca, para abarcar todos los aspectos clave de las mismas. Siempre es posible, para un propietario personal, cubrir los aspectos claves de una disciplina o de un tema importante, con unos 10 a 80 títulos por área.
- También se debe hacer el esfuerzo por completar las obras completas, o solo las importantes o bien las preferidas de autores que son clave en cada una de las disciplinas.
- Siempre están surgiendo comentarios o interpretaciones y problemas nuevos por lo que se debe actualizar la colección con tales obras.

Basado en mi experiencia como coleccionista y bibliotecario privado, yo he llegado a la conclusión de que se puede ir alcanzando progresivamente una biblioteca general de calidad, con alguna que otra área de especialización, con cantidades de cinco a diez mil volúmenes, que caben en un área aproximanda de 40 a 100 metros cuadrados. Eso sí, si se sigue la regla de tener sólo obras clave (de autor, estudios, historias o comentarios) en cada disciplina y obviar Hasta se puede alcanzar una cifra mayor, digamos, de unos quince a veinte mil volúmenes, si se pretende llegar a un mayor profundidad en temas específicos de interés para el propietario.

Si, como consecuencia de alguna crisis, ya no se pueden comprar libros impresos, existe la alternativa -y que en realidad es ahora es una necesidad- de completar o actualizar los contenidos de las diversas áreas que abarca la biblioteca, haciendo uso de los numerosos recursos digitales disponibles en Internet.