Empresas y administración inteligente de documentos

Empresas y administración inteligente de documentos
Por Francisco Martínez Alas. (1997, rev. Sep. 2009)

Con frecuencia, nuestros cubículos en la oficina están repletos de carpetas con papeles de proyectos o tareas en curso; junto a muchos otros que se han quedado ahí haciendo estorbo, pero no queremos que la secretaria o el muchacho de la correspondencia se los lleve a al archivo o a otra oficina: podrían ser importantes y luego no sabremos adonde fueron a parar. Las gavetas de nuestros archivadores, los compartimientos y las superficies de las credenzas, también están atiborrados de papeles, revistas y propaganda que nos llegó por el correo. La pequeña bodega de nuestro departamento se llenó hace tiempo, con paquetes de documentos que ya nadie recuerda qué contienen. Si lo pensamos con detenimiento, también hay otros departamentos de la oficina que están igualmente llenos de papeles. A lo mejor, algún estudio de mercado, un informe final de una costosa consultoría, el video de la planta que se tomó para promoción, o los materiales de un importante seminario, podrían estar perdidos en esos rimeros y cajas sin marcas.

Alguien tiene que comenzar a poner orden en todo esto. Desearlo o pensarlo es mucho más fácil que iniciar una reconversión del manejo de documentos en nuestras oficinas.

Los pasos para iniciar un programa de administración de documentos son:

a) Aprender a valorar y a discriminar de un modo más efectivo la información que poseen los documentos que llegan y se guardan en las oficinas, con el fin de conservar únicamente lo que tiene utilidad inmediata o potencial.

b) Descartar de inmediato todo lo realmente inutil. Puede ser vendido a las compañías que compran papel para reciclar.

c) Constuir un sistema de gestión que permita ubicar en el lugar correcto, o remitir en el tiempo justo y a la persona adecuada, cualquier documento -o la referencia de su ubicación y estado específicos- a través de la red de computadora. Para el diseño de tal sistema tendrá que contratar a un especialista. Y luego, para implantarlo, deberá aquirir o desarrollar un programa de computadora para administración de documentos.

d) Substituir la mayoría de la formas, notas internas y otros, por archivos y procedimientos electrónicos. Adquiera un escaner y convierta a imágenes y texto digital todo lo que quiera preservar para uso futuro.

e) Crear un depósito organizado y distribuido para los documentos impresos, libros, revistas, catálogos, archivos, y todo lo demás que no desee o no se pueda digitalizar. Pero, este centro de documentación de la emprea, debe concebirse con un concepto diferente al archivo de documentos o a la biblioteca corporativa de otras época, porque debe estar centrado en la explotación de los contenidos que tales fuentes documentales contienen y orientado hacia la investigación como apoyo a las operaciones estratégicas de las organizacioes.

Precisamente esto último, el objetivo de instalar un centro de información y documentación corporativo, mediante el uso inteligente de las fuentes de información, cualquiera que sean estas, y con el apoyo de adecuadas tecnologías, es el factor más importante de iniciar un proceso semejante al descrito arriba.

De lo que se trata, es de lograr objetivos como estos, con respecto a:

a) Información externa: Convertirla en una ventaja sabiendo cómo obtener información enriquecedora del entorno y aplicable a las actividades y planes de la organización. Se trata de información relativa acerca de los clientes, la competencia, las innovaciones en nuestra área de acción, los proveedores, los distribuidores y las políticas públicas.

b) Comunicación e información interna: Fortalecer la comunicación interna entre los departamentos así como el involucramiento de los empleados, por medio de compartir y difundir información sobre metas prioritarias, datos de productividad, instrucciones y contenidos acerca de los valores y la cultura de la empresa.

c) Memoria corporativa: Con herramientas similares a los esfuerzos de un historiador o de un arqueólogo, registrar la memoria corporativa, es decir, asuntos tales como los factores de éxito de una temporada, las huellas de decisiones pasadas, o los impactos externos debidos a acontecimientos urbanos o tendencias globales. Todo ello puede ser aprovechados como apoyo para las decisiones presentes, hacer pronósticos sobre que lo que vendrá, o y contribuir a decidir sobre lo que es potencialmente beneficioso comenzar a hacer en un conjunto de circunstancias dadas.

d) Seguridad: La información vital, los documentos originales, el esfuerzo y el tiempo invertidos en elaborar estudios importantes, son tan valiosos que es indispensable preservarlos del deterioro, de las miradas extrañas, las intenciones malsanas, de los desastres naturales y siniestros inesperados.

e) Accesibilidad: Este es el propósito más importante de ese tinglado de maravillas que puede ser su sistema de información de documentos, visto como una fusión de técnicas de documentación, automatización y simplificación de procedimientos, informatización de decisiones, y la aplicación de vínculos de hipertexto en pantallas web o bien almacenes de datos que permitan relacionar contenidos de diferente clase y tipo. De tal manera que se le proporcionará a cada cual según sus necesidades específicas de datos y conocimientos, y su categoría en la jerarquía de barreras de seguridad; y de cada cual según sus funciones y atribuciones, colaborando con la capitalización de conocimientos útiles para toda la organización.