Algunas comparaciones entre herramientas para gestión de bibliotecas 4

Algunas comparaciones entre herramientas para gestión de bibliotecas 4
Por Francisco Martínez Alas. (1993 y 2008)

Una base de datos gastronómica

Cuando estaba aprendiendo a diseñar bases de datos, con el objeto de comprender mejor el concepto de "integralidad referencial" en las bases de datos relacionales, y con ello la manera de establecer relaciones entre unas tablas y otras, diseñe una sencilla base de datos para recetas de cocina. Esta base de datos estaba compuesta de tres tablas: una con la lista predeterminada de categoría de alimentos o tipos de plato, otra de títulos de libros de cocina; y otra donde se consolidaba todos los datos de cada receta, y aparecía la lista de las mismas, con indicación de las páginas donde estaba en cierto libro de cocina, su lista de ingredientes, el país o región de origen, las porciones que indicaba la receta, y si se había cocinado o no. En esta tabla había dos campos relacionales, uno con relación al tipo de plato y el otro con respecto al libro donde estaba la receta. Además, diseñé una forma para visualizar todos los datos juntos, y otra para efectuar búsquedas por un ingrediente en particular. No me fue posible, establecer campos relacionales para los ingredientes: necesitaba de una relación de muchos a muchos (que el programa no acepta), ya que una receta tiene varios ingredientes, y un mismo ingrediente sirve para varias recetas.

Bases de datos para documentos y archivos de oficina

A finales de la década de 1990 inicié un proyecto nuevo: una pequeña empresa consultora que proporcionaba servicios de información, investigación, documentación y capacitación. Además de diseñar la estrategia de comunicación y mercadeo, las especificaciones de cada uno de los servicios ofrecidos, los procesos y pasos a seguir para proporcinarles, y las páginas del sitio web de la empresa, preparé una base de datos en Commence en la que se almacenaría de una manera dinámica toda esa información.

En un próximo artículo expondré de manera detallada los módulos, campos de descripción e ingreso de datos, estructura, reportes y funciones de las tres bases de datos que preparé para mi proyecto empresarial: una destinada a manejar la información corporativa y las otras dos para catalogar los materiales biliográficos del centro de información.

a) Dos bases de datos, con varios módulos, para la gestión de la biblioteca. Una destinada a procesar toda clase de impresos, documentos digitales y materiales audiovisuales; y la otra, para catalogar publicaciones periódicas y suscripciones, con detalle de articulos, separatas, y recortes de periódicos.
b)Una base de datos, con varios módulos, para la gestión de procesos de oficina: archivos gerenciales y seguimiento de proyectos, catálogo de productos y servicios, atención al cliente y otros.

Programas en red y redes de unidades de información

A principios de la década de 1999, surgieron aplicaciones de computadora para bibliotecas que tenían afinidad para trabajar en red. Pero, en ese momento, resultaba quimérico intentar que los técnicos de informática accedieran a instalar la base de datos bibliográfica de una biblioteca en la red de computadoras de la organización. Si el bibliotecaro se atrevía a proponer un proyecto así, solo hallaba rechazo al mismo. Tanto las autoridades de la organización como los técnicos arguían en contra de tal propósito de la manera siguiente:

a) Desde el principio, los ejecutivos, sin efectuar examen alguno de la propuesta, decían que la idea era absurda e inviable.
b) Por su parte, los técnicos aseguraban que de poderse instalar la base de datos (entonces de unos 10MB), escamotearía espacio en el servidor, bloquearía y retardaría la red y el acceso a las aplicaciones de oficina.
c)Ante esas observaciones, cuando se les proponía que el acceso en red se limitara al local de la biblioteca, replicaban que eso implacaría adquirir una o dos computadoras más para la biblioteca y que eso no era factible.

La última versión de MicroDis a la que tuve acceso entonces podía trabajar en red, lo cual posibilitaba que más de una persona estuviera ingresando datos o efectuando alguna búsqueda, de manera comparable a otros programas en red. Para poder poner terminales para uso del público usuario en el centro de documentación, MicroDis disponía de un utilitario que bloqueaba todos los módulos, permitiendo sólo el acceso a la pantalla de búsqueda de información y generando los reportes correspondientes. Sin embargo, en esa época, era casi imposible convencer tanto a los funcionarios ni a los técnicos de la ventajas que tenía el poner al servicio de los empleados, técnicos y analistas

Actualmente, a finales de la década del 2000, el panorama y las posibilidades tecnológicas y organizacionales ha cambiado mucho. Ya no se considera absurdo ni excesivo que los catálogos de publicaciones digitales y bases de datos documentales estén accesibles por diversos medios y al servicio de usuarios tanto internos como externos a la organización.

Los niveles de acceso a la descripción del contenido y servicios de una biblioteca por medio de redes de computadora puede darse en tres modalidades diferentes:

a) Solo dentro de la biblioteca: Conviene que haya computadoras tanto para el trabajo administrativo y otras aparte para los procesos técnicos, pero que todas estén interconectadas. Asimismo, los usuarios deben tener acceso al catálogo y otras bases de datos bibliográficas por medio de ordenadores ubicados estratégicamente, y donde su uso pueda ser supervisado por empleados de la biblioteca. Es también deseable que los usuarios puedan solicitar –mediante pago- reportes impresos, o como archivos de computadora, de los registros del catálogo que les interesen.

b) Dentro de la organización: Si una organización posee una biblioteca, centro de documentación o un archivo de material de referencia, conviene que todo el personal tenga acceso a los servicios de la biblioteca por medio de la red de computadoras interna. De esa manera, los usuarios técnicos podrán consultar la existencia y disponibilidad de ciertos documentos desde su lugar de trabajo; y por otro, se puede establecer una comunicación directa con el personal de la biblioteca referente a préstamos, reservas, adquisiciones y otros servicios.

c) Por medio de Internet: Si el público al que se quiere alcanzar es muy amplio, entonces, se debe dedicar una sección del sitio web institucional al centro de documentación y biblioteca, tal como ocurre con las mayoría de las universidades y algunas organizaciones que se dedican al desarrollo y la investigación. Conviene establecer un portal de la biblioteca que contenga como mínimo: los catálogos de la biblioteca, las bases de datos de documentos de texto completo, las publicaciones institucionales, la descripción detallada de las colecciones y secciones del centro, y de todos los servicios que presta la unidad de información y documentación.

Ahora bien, se puede establecer acuerdos o convenios de cooperación para crear redes inter-institucionales, de tal manera que las unidades de información (bibliotecas y centros de documentación) y los departamentos de investigación de varias organizaciones comparten recursos y servicios diversos que tienen que ver con las referencias de documentación, la difusión y comercialización de investigaciones, y el préstamo interbibliotecario de materiales impresos. En otro artículo expondré en detalle los requerimientos, servicios y productos de una red de tal tipo.

Puede establecerse un nivel de acceso restringido en el cual solo el personal técnico, documentalistas, administradores e investigadores de cada una de las instituciones participantes puede disponer de ciertas fuentes de información, reportes y documentos de trabajo, bases de datos y proyectos conjuntos. Y también, se establece un nivel de acceso público por medio de Internet, en el cual se pueden crear varios servicios y productos informativos y de referencia. Así, un producto de esas redes institucionales es el establecimiento de portal en el cual además de aparecer un perfil detallado de las organizaciones miembros, se conforma un catálogo colectivo de los fondos documentales y bibliográficos de sus unidades de información e investigación, con la posiblidad de hacer búsquedas y crear reportes filtrados por temas, países, fechas de cobertura, tipo de material, centro participante y otros criterios delimitadores.