Origen, meta y destino de las bibliotecas privadas o personales 5

Origen, meta y destino de las bibliotecas privadas o personales 5
Por Francisco Martínez Alas. Ago. 2009.

Secciones y ordenamientos
Toda biblioteca requiere estar ordenada de alguna manera. El ordenamiento corresponde a la colocación y distribución física de cada uno de los materiales que la conforman. Dichos materiales, además de libros, pueden ser documentos de diverso tipo y tamaño; y también recursos digitales, mecánicos o electrónicos. Además de tal ordenamiento, es deseable contrar con una clasificación sistemática de todos los materiales, y también con un catálogo descriptivo de ellos. Sin embargo, a veces los propietarios de las bibliotecas personales no disponen de tiempo o de los recursos para proceder a clasificar y catalogar toda la colección, o a veces no tienen interés en desarrollar éstos dos últimos procesos. De todas maneras, una colección que se mantenga bien ordenada –conforme a criterios coherentes establecidos por el usuario- permite un relativamente fácil y rápido acceso al documento específco que se busca..

Un ordenamiento de primer nivel corresponde a las secciones en que se separan los materiales por su naturaleza y características. Luego, sigue un ordenamiento más preciso conforme a criterios de uso o de gusto del propietario de la biblioteca. Así, se establecen secciones típicas como las que se enumeran a continuación:
- Libros
- Recursos de audio y video
- Recuros electrónicos o digitales
- Revistas y periódicos
- Fotocopias
- Folletos diversos
- Documentos de archivo y oficina
- Documentos grises
- Obras de referencia
- Libros de tamaño grande
- Materiales gráficos (planos, mapas, afiches, fotografías y otros)

De un modo similar tengo yo distribuidas las colecciones y secciones de mi biblioteca personal. Por supuesto, la sección más amplia es la de los libros, la cual está ordenada por materias y subordenada por temas. Hay también, secciones dedicadas a las revistas, folletos y fotocopias, recortes de periódico, archivos de trabajo y proyectos, y otras secciones menores. Pero, en general, a excepción de los libros, casi todas las secciones mencionadas arriba se ordenan por tamaño y tipo del material, y además conforme al orden de llegada de los mismos a ser parte de la colección. Para todas ellas, también, se requiere de cajas, carpetas y compartimientos especiales adecuados y adaptados para una mejor disposición y conservación de ellos. En cambio, los libros –los que se pueden colocar en estanterías metálicas o de madera con hileras de compartimientos de tamaño usual-, requieren de un ordenamiento más preciso por materias o temas. Este ordenamiento, como ya se dijo, corresponde a ciertos criterios de uso y adhesiones del propietario. De esa manera, aunque el ordenamiento por áreas de materia y temas particulares sea el más lógico y adecuado, el propietario de la biblioteca puede decidir establecer otro ordenamiento que le resulte más útil a sus necesidades. Así, por ejemplo, podrá ordenarlos por tamaños y colores o encuadernaciones, por compañías y colecciones editoriales, por fecha de adquisición, conforme a proyectos específicos, y cualquiera otro que se le ocurra.

Sistemas de clasificación y catálogos
A veces se dice que el ordenamiento por temas y materias no es práctico y fácil de implantar porque un mismo libro o documento puede referirse a más de un tema principal –de hecho, esto ocurre a menudo-; pero en realidad ese es un falso dilema. Cada propietario de una colección conoce los motivos por los cuales adquirió un cierto volumen y conoce sus intereses estéticos, literarios, científicos, o de cualquier otra índole, y por lo tanto, sabe cual de los enfoques o temas de cada libro le interesa más que los otros, y así ordenará su colección conforme a esos intereses prioritarios y prácticos. Así, por ejemplo, pudiera colocar juntos todos los libros que traten de historia o con un enfoque histórico, aunque algunos sean de historia del arte, de la filosofía, o de paises o de una ciencia en particular, y no necesariamente ubicar una historia del arte en la sección de libros de arte; o bien, podrá colocar una novela histórica sobre el medievo en la sección de asuntos medievales y no en la de literatura.

También, una biblioteca personal se puede organizar conforme a los sistemas de clasificación que utilizan las bibliotecas públicas, institucionales o académicas; como por ejemplo los sistemas de clasificación decimal en alguna de sus variantes, el de la Library of Congress, y aun siguiendo la estructura facetada de algunos de los tesauros más conocidos (como el de la OCDE y el UNBIS entre otros), o cualquiera otro disponible. De hecho, cuando una biblioteca personal pasa a formar parte de una institución o de otra biblioteca de acceso público, será organizada, catalogada y clasificada de acuerdo al sistema que dicha biblioteca utilice y ya no conforme a el uso y costumbre de su propietario anterior. Pero, la decisión de utilizar un sistema de clasificación en particular y colocar para tal efecto etiquetas en los lomos de los libros la tomará voluntariamente el propietario de la biblioteca personal.

Ahora bien, los catálogos impresos, en tarjetas o digitales, permiten hacer búsquedas por diversos criterios o combinaciones de los mismos, y no sólo por medio del título, el autor y la materia principal de la que trate el documento. También funcionan como catálogos, aquellas listas de inventario realizadas manualmente en un libro de apuntes, o electrónicamente en un programa de computadora que permita hacer cuadros. Sin embargo, tales listas no tienen todo el alcance y las ventajas que proporciona una base de datos bibliográfica (es decir, un catálogo digital).

El punto de enlace entre la clasificación sistemática mediante la cual se hayan organizado los documentos y el catalogo bibliográfico es el código de clasificación asignado a cada uno de aquellos, ya que éste código proporciona la ubicación exacta del documento en los estantes o compartimientos. Empero, tales dato y función no son los únicos que tiene un catálogo digital. En otros artículos de este sitio describiré en detalle la estructura y relaciones de la base de datos bibliográfica que yo he diseñado para mi biblioteca personal. Por ahora, sólo mencionaré que una base de datos bibliográfica permite hacer una descripción detallada de cada documento, no sólo en lo que se refiere a sus datos de publicación y menciones de responsabilidad, sino también agregar otras áreas de contenido (metadatos) acerca del documento. Uno de tales elementos son las palabras clave, descriptores, identificadores, o términos de materia. Si se tiene un catálogo automatizado, será posible recuperar cualquier documento, de cualquier tipo o sección, ya sea a nivel general por su título, o a nivel de parte o capítulo, mediante una aplicación concienzuda de palabras clave. Así que, además de un ordenamiento físico y coherente, cualquiera que sea, la construcción de una base de datos bibliográfica es un componente indispensable para cualquier biblioteca personal.

Una biblioteca digital personal
Además de poseer colecciones de libros en papel y documentos impresos, ahora es posible tener notables colecciones de recursos digitales o electrónicos. Existen tres maneras de conformar una colección de tal tipo:
a) Obteniendo publicaciones de libros y otros materiales que han sido publicados en discos compactos. Estos materiales casi siempre incluyen directorios o pantallas de acceso, y diversos recursos multimedia y animaciones, además de textos.
b) Contratando un servicio de acceso a libros digitales que se pueden leer en un aparato portatil denominado lector electrónico.
c) Bajando o copiando los archivos disponibles en sitios web al disco duro del computador personal, en cualquiera de los formatos en que se encuentran disponibles. En este caso, es muy recomendable crear una estructura de carpetas y subcarpetas para almacenar tales archivos.

Por ejemplo, yo mantengo una enorme biblioteca digital que se organiza en cinco áreas principales: herramientas técnicas, temas humanísticos, temas sociales y políticos, materiales de organizaciones diversas (internacionales, centros de investigación y desarrollo, ONGs y otras), y otra para asuntos técnológicos y científicos. Luego, cada una de esas áreas que se representa en una carpeta, y se subdivide en subtemas o subcolecciones y por lo tanto en otras carpetas específicas, según convenga. Así, en cada una de las carpetas mantengo copias de archivos útiles a las que puedo acceder fácilmente y sin necesidad de volver a realizar las búsquedas en Internet.

Sin duda, podemos encontrar constantemente en Internet información muy útil, completa y actual, acerca de casi cualquier tema, materia o disciplina en la cual estemos interesados. Pero, tal como lo mencioné arriba, hay varias razones por las que resulta conveniente guardar nuestras propias copias de los hallazgos importantes de documentos y datos en el computador personal, y aun en cualquiera de los medios de almacenamiento vigente (discos externos y memorias), o en los espacios de disco duro virtual que proporcionan algunas cuentas de correo electrónico y otros servicios semejantes en Internet. La primera de ellas es que la información que se publica en la red, puede ser muy volátil y al cabo de cierto tiempo desaparece o ya no se tiene acceso a ella ya sea porque los sitios web son cancelados o cambian de dueño, o porque los propietarios deciden retirar parte de sus archivos o secciones enteras de tales sitios, y también porque ciertos servicios de almacenamiento y espacio gratuito para sitios web son eliminados. En otros casos, en cierto momento hallamos información y documentos a los cuales accedimos en forma gratuita; pero luego, al visitar el mismo sitio en una ocasión posterior, la misma información –y con seguridad otra más nueva o más extensa- es ofrecida a cambio de algún tipo de pago y ya no gratuitamente.

Adicionalmente, es preciso recolectar y estructurar referencias de aquellos enlaces URL que visitamos con fines de consulta o investigación, a los que nos gustaría o convendría volver para efecuar nuevas búsquedas o revisar novedades. De igual manera que otros archivos digitales, los enlaces se estructuran por criterios diversos, en carpetas y subcarpetas, para facilitar encontrarlos y revisarlos periódicamente. Los enlaces a sitios web de interés y utilidad también son parte de una biblioteca digital personal.

Otra fuente de información y documentación digital, son aquellos servicios a los que se puede obtener acceso total únicamente por medio un pago por suscripción o membresía. En algunos países se puede acceder a dichos servicios pagados en las bibliotecas públicas, y también en las universidades, cuando se es parte del personal universitario o un estudiante registrado en ellas. De otra manera, y si es posible, habría que pagar las membresía por cuenta propia, y con ello se tendrá a disposición ingentes colecciones de artículos, datos y libros de texto completo no siempre disponibles como fuentes y documentos impresos en librerías o bibliotecas.