Categorías y Realidad: Documentos, índices, catálogos y tesauros 1

Categorías y Realidad:
Documentos, índices, catálogos y tesauros 1
Por Francisco Martínez Alas (2010)

Introducción
Este ensayo, consiste en una reflexión técnica, metodológica y crítica sobre la comprensión y estructuración de los textos y de la realidad por medio de "palabras claves" y otras ideas afines.

La única manera de aprehender un objeto, total o casi totalmente, es examinando todas sus facetas, entendiendo sus mecanismos interiores y exteriores, comprendiendo sus funciones y aplicaciones; y de ser posible, tener la capacidad de abrirlo, desarmarlo y rearmarlo (sin estropearlo ni destruirlo, por supuesto). Del mismo modo, para aprehender un documento entero (desde una nota o mensaje hasta un libro), se requiere leerlo completo, de principio a fin. Pero, a veces no queremos o no podemos, o no nos sirve o serviría hacer tal cosa, y por ello necesitamos la intermediación de un servicio o aparato que nos permita darle solo un vistazo, para enterarnos de su existencia, para tener alguna noticia de sus contenidos y características.

Es por ello que para acercarse a un documento o un objeto que está depositado, archivado o almacenado en otra parte sirve la intermediación de los catálogos y bases de datos, en los que imágenes y representaciones de tales objetos aparecen referidos allí, con la posibilidad de hacer diversas búsquedas, selecciones y ordenamientos, por diversos criterios, y así enterarse de los que hay y de sus características generales, entre otros datos y transacciones. Una función similar es la que proporcionan los catálogos comerciales de productos y servicios de empresas e industrias, impresos o en línea, o las actividades de exhibición y exposición en lugares como las ferias comerciales o salas de venta, que posibilitan acercarse y conocer tales objetos desde una distancia más corta, o un contacto directo con los mismos.

Todo catálogo o base de datos posee índices, y genera reportes o listados ordenados. La razón de ser de las listas, es decir, los índices, es que permiten el uso de ciertas palabras que actúan como guías, y la representación –por decirlo así- de algunas partes o componentes del documento o del objeto por medio de palabras clave (keywords). Tales palabras claves posibilitan la búsqueda y el ordenamiento de los objetos representados en el catálogo por diversos criterios, y además, facultan al usuario para imaginarse el objeto en sus diversas dimensiones, funciones y aplicaciones. En el caso de los documentos, un catálogo o listado estructurado permite aprehender el “texto” del documento representado en breve. Las listas de registro de cosas no solo tienen relevancia para las empresas que venden productos, o para los centros de documentación que prestan documentos, sino también para muchas actividades sociales, políticas, económicas y jurídicas. Por ello existen registros públicos demográficos, de identidad y de propiedad, legislativos y jurisprudenciales, electorales, fiscales e institucionales, y muchos otros más, los que funcionan de la misma manera y tienen las mismas aplicaciones: representar el objeto o proceso real, generar reportes y listas, hacer búsquedas y ordenamientos, todo guiado por los términos o palabras clave. Sobre todo ello trataré en los siguientes apartados del presente ensayo.

1.El caso de los diccionarios y enciclopedias

Cuando se tiene dudas sobre el significado, escritura y uso de alguna palabra en la lengua que usamos y hablamos, existen los libros llamados diccionarios, que contienen todas o casi todas las palabras de una lengua o de un campo de estudio en particular (y ahora también disponibles como en forma digital o como bases de datos), a los que podemos recurrir para salir de la duda.

Además de los diccionarios de la lengua respectiva, existen varios tipos de diccionarios especializados en áreas muy específicas de la misma lengua o de alguna ciencia. Entre los que sirven como herramientas complementarias en el uso de una lengua están los diccionarios sinónimos y antónimos, los de dudas y uso correcto o aplicado en algo (como la literatura, por ejemplo), los de regionalismos y otros. Existen también los diccionarios de dos o más lenguas, que contienen las traducciones o equivalencias de cada palabra, con una guía sobre su pronunciación correcta y alguna nota sobre su uso, entre una lengua y la otra o las otras. Aunque no se puede aprender una lengua extranjera leyendo o estudiando un diccionario, éste tipo de diccionario sirve como herramienta complementaria para traducir de una lengua a otra. Asimismo, los diccionarios especializados en una ciencia pueden dar las equivalencias de cada término técnico en otras lenguas (comunmente de dos a seis equivalencias o traducciones). Y además de los diccionarios, existen otros tipos menores llamados vocabularios, glosarios o terminologías, que sirven como anexos o apéndices en un libro, o aclaran dudas puntuales, u ordenan las categorías clave, del contenido de un sitio en internet enfocado en un tema específico.

Los diccionarios especializados en una disciplina particular, o en varias ciencias relacionadas, son de especial interés porque las definiciones y anotaciones que ofrecen son diferentes de las que ofrecen los típicos y populares diccionarios de una lengua. Ello porque en un diccionario especializado cada término o concepto está desarrollado con mayor amplitud y con información más exacta sobre su uso y alcance en tal ciencia. Además, los diccionarios especializados pueden estar ordenados de un manera no solo alfabética, sino también ordenados por materias u organizados por una división y subdivisión jerárquica de la disciplina. De igual manera que con el aprendizaje de las lenguas, aunque no se puede aprender una ciencia consultando solo un diccionario de tal ciencia, los mismos sirven como coadyuvantes para ello.

De particular interés es toda la información que las partes de una entrada lexicográfica de un diccionario ofrece. Cada término o palabra, además de la definición contiene o puede contener varios elementos, como los que a continuación menciono:

a)Con respecto a la palabra misma: la separación en sílabas, la pronunciación figurada, la etimología, el género, la manera de hacer el plural y el género opuesto, el tipo de palabra que es (por ejemplo, si es verbo, sustantivo, adverbio, adjetivo, etcétera), y la equivalencia en algunos otros idiomas.

b)Con respecto al significado de la palabra: su definición básica, acepciones, ampliación de la definición aplicada a alguna ciencia, la genealogía del término, la transformación con prefijos, sufijos y desinencias verbales y nominales,.

c)Con respecto al uso de la palabra: el uso recomendado o acostumbrado, ejemplos de frases en las que se usa, la región geográfica de donde tal uso proviene, conjugación básica en el caso de los verbos, y verbo relacionado.

d)Con relación a otras palabras: sinónimos, antónimos, referencias de veáse además otras palabras.

e)Con relación a las cosas: Imagen, gráfico o fotografía de algún objeto relacionado con la palabra.

Son los lexicógrafos quienes hacen los diccionarios, o los especialistas en un campo que emprenden un proyecto lexicográfico. Pero solamente en las enciclopedias y diccionarios especializados cada una o la mayoría de las entradas suelen ir firmadas por sus autores; en cambio, los otros diccionarios comunes, como los de la lengua, pueden tener un editor o director general que trabajó con un equipo diverso de colaboradores e investigadores para hacer una publicación editorial, y tales obras se publican bajo el auspicio o directriz de una institución pública o privada consagrada al estudio de la lengua o del vocabulario técnico de una ciencia.

Es interesante discurrir acerca de cómo se prepara y elabora un diccionario. Para preparar un diccionario del cual ya existen antecedentes se puede partir de dos clases de fuentes documentales: otros diccionarios previa y contemporáneamente publicados, y de las definiciones (o conceptos y categorías) que autores de todas las disciplinas insertan en sus obras. Algunos antropólogos, historiadores y arqueólogos, levantan un primer diccionario o vocabulario de una lengua a partir de una investigación de campo, mediante una minuciosa recopilación de palabras y de los diversos usos que los hablantes les dan, a partir de su propia observación y de entrevistas, y luego mediante la transcripción y conversión de tales hallazgos en el modo formal de presentar un diccionario de la lengua, de su uso e historia. Me pregunto también cómo se harían los primeros diccionarios de las lenguas modernas de mayor uso actual, y aunque no tengo la respuesta exacta, me imagino que se usaría un método similar al que acabo de mencionar. Como decía arriba, cuando ya existen otros diccionarios de la misma lengua o diccionarios especializados en alguna cienca, para elaborar uno nuevo se deberá iniciar una investigación bibliográfica a partir de los mismos, comparar, contrastar las informaciones y datos, y de ser posible corregir aquellos errores largamente repetidos.

Existe otro tipo de obras que está emparentado con los diccionarios de la lengua y los diccionarios especializados. Se trata de las enciclopedias, obras de mayor extensión y profundidad que los diccionarios, y de las que existen al menos dos tipos: las que abarcan todos los temas posibles (y por ello se llaman justa y tradicionalmente enciclopedias), y las que tratan de una sola ciencia en extenso (por lo que se llaman enciclopedias de tal ciencia en particular). En ambos casos, el modo de despliegue de los contenidos, tiene también dos tipos: las que siguen un orden alfabético de entradas, sobre todos los temas, a lo largo de varios tomos; y las que se organizan por grandes áreas o temas, por lo que se dedica uno o varios tomos al desarrollo de los mismos. Algunas enciclopedias de renombre acostumbraban publicar un volumen de actualización al menos anual. Una de las características más notables de las enciclopedias, es que las entradas son más largas que las de un diccionario, son escritas como si fuese un breve ensayo sobre el personaje, el objeto o el concepto al que se refieren, están mejor documentadas y presentan referencias bibliograficas, y a veces se ilustran con fotografías, tablas y diagramas. Las enciclopedias actualmente son obra resultante de la cooperación de y entre especialistas informados y competentes en el tema de cada entrada o área de la enciclopedia. Pero, también, en internet, existen enciclopedias abiertas, que se mantienen y desarrollan gracias al esfuerzo y la colaboración de voluntarios de todo tipo, especialistas y conocedores entusiastas, y operan gracias a las herramientas de publicación en la red llamadas wikis, de manera que la actualización de la obra virtual es constante y el contenido siempre está en discusión, ampliación y mejora.

He mencionado los diccionarios y las enciclopedias, porque su finalidad y estructura simula a las herramientas lexicográficas que se suele utilizar en la indización de documentos y registro de objetos –como los tesauros-. Las palabras, términos o conceptos que representan "cosas" del mundo real y cultural al que se refiere el lenguaje, son equivalentes a las palabras claves (keywords) que se usan en la indización de documentos de todo tipo. Si bien, las palabras simples no siempre son suficientes para ser usadas como categorías de indización, porque la mayoría de veces se requiere abstraer conceptos más complejos que requieren también de términos compuestos y no solo de palabras o nombres simples, tales obras de consulta también sirven de base para la elaboración de los tesauros y la elección de los términos más adecuados para la creación de un índice estandar de palabras clave por temas, materias o asuntos.