Categorías y Realidad: Documentos, índices, catálogos y tesauros 2

Categorías y Realidad:
Documentos, índices, catálogos y tesauros 2
Por Francisco Martínez Alas (2010)

2 Definiciones, significados y el mundo de las cosas

La teoría de la definición es un asunto de la lógica y de los estudios del lenguaje. Sin pretender desenterderme de o contradecir dichas teorías y de las reglas tradicionales para entender y construir definiciones, en este apartado me quiero limitar a exponer una propuesta para entender las definiciones aplicadas al estudio de las palabras claves para la indización de documentos y creación de bases de datos.

Para hablar, escribir y expresarnos ocupamos palabras, frases u oraciones y párrafos. Las palabras sueltas o aisladas rara vez tienen un sentido completo en la expresión oral o escrita. Lo adquieren para nosotros solo si las vemos junto a otras palabras, o cuando aparecen en un listado agrupadas bajo una cierta categoría, como entradas de un diccionario o vocabulario con su respectiva definición, o como identificadores de una marca de producto. Aunque no siempre estemos conscientes de ello, cuando construimos frases, todas las palabras operan como una parte específica de la oración que se está relacionando –y a veces determinando- con las otras partes, así es como hay palabras que desempeñan el papel de artículos, sustantivos, pronombres, verbos, adjetivos, adverbios, preposiciones, conjunciones o interjecciones. Aunque tal función es clara para el hablante solo cuando se hace análisis de las oraciones, pero no mientras se pronuncian o se escriben cotidianamente. Por otro lado, según la función que desempeñen algunas de las palabras en las oraciones, el significado de una misma oración puede cambiar si se hace algún tipo de énfasis en alguna de las palabras, o la frase de transforma en una pregunta o en una interjección. Además, solo las oraciones bien estructuradas nos permiten expresar nuestros pensamientos con claridad y precisión.

Por otra parte, los términos cambian de significado con el tiempo, ya que tal significado se refuerza, amplía o cambia, significando algo más o significando algo distinto, gracias a los cambios tecnológicos, científicos y sociales, y a los acontecimientos históricos. Algunas palabras hasta dejan de usarse. Además, las palabras, términos y conceptos se ven afectados en su significado conforme el contexto en el que se usan o aplican, ya sea en la lengua hablada o escrita. Por ello, es que surgen vocabularios controlados seleccionar cuál de los términos y con cuál de los sentidos o significados debe usarse para referirse a tal o cual contenido, en una base de datos documental o para hacer índices, síntesis, reseñas o clasificaciones de textos.

Las definiciones, tienen fundamentalmente dos partes: lo que se define y el cuerpo o texto de la definición. Para elaborar las definiciones se deben seguir las reglas acostumbradas que existen al respecto, y darles una cierta estructura que satisfaga el propósito de exponer lo fundamental del término, palabra, objeto o concepto y las aplicaciones que tenga, si alguna. De manera que de cada palabra que se defina, se dirá que tipo o clase de palabra es, y se nos explicará su concepto, y nos mostrará sus funciones. En tal explicación, la definición, al decir en qué consiste el objeto o concepto, debe proporcionar también los alcances y limites de eso mismo, para poder enterarse hasta donde una cosa puede caber dentro de tal definición, y desde donde hay que considerarla como algo distinto, que requiere ser definido de otra manera. Por ello, es importante que se exponga o describa sus características más relevantes o fundamentales, y cómo se diferencia de otros objetos, términos o categorías similares o relacionados. También, debe recoger los usos comunes en tal y cual caso o circunstancia, época y contexto, por medio de la enumeración de las distintas acepciones del término. Y, por último, recomendar como usar el término o palabra en las frases usuales, o como entenderlo cuando se usa en ciertas frases típicas.

Ademas, las palabras, frases y párrafos escritos en un texto (digital, impreso o manuscrito) adquieren diversas características gráficas convencionales que modifican su significado e interpretación para la lectura, como son: a) El tamaño de letra, así como el tipo y el color, son indicadores de que ocupan un rango y desempeñan cierta función en el discurso; b) también, otros efectos como el subrayado, el uso de cursiva, algún resaltado, tachado, o el uso de letras mayúsculas y minúsculas le dan a la palabra o palabras en las que se ocupan, un valor y un énfasis que indica que debe leerse o entenderse de un modo peculiar al resto del texto; y c) lo mismo ocurre en el uso de comillas y otros signos ortográficos (corchetes, paréntesis, guiones, puntos suspensivos, marcadores o viñetas y otros) que encierran una letra, la palabra o alguna frase, y que modifican su sentido para el lector.

La redacción de una definición, requiere la determinación y enumeración de los significados acostumbrados y conocidos de una palabra o concepto, y muestra las diferentes acepciones que tiene. Por una acepción se entiende precisamente cada uno de tales significados que tiene una palabra en una lengua. Incorporada tal palabra o concepto en un texto o discurso que le sirve de contexto, es ése contexto el que le indica al lector o al oyente con cuál de los significados posibles y conocidos debe ver, leer y entender tal palabra. Como ya dije, los significados de las palabras cambian con el tiempo y el uso, y así, desde una acepción original cuando la palabra se creó o se empezó a usar, ellas pierden o adquieren significados, hasta tal punto que el significado original pudiera perderse y solo un esfuerzo lexicográfico, etimológico, filológico y hermenéutico pudiera desentrañarlo. El fenómeno de darle significados a las palabras es algo cultural, histórico y colectivo, pero también puede darse el caso, en la terminología filosófica o técnica y de cada ciencia particular, que una persona invente un término o acuñe una acepción, y si ésta es aceptada por los usuarios quedará asentada en la lengua.

Tengo entendido que la relación y concordancia entre las palabras (y su grafía) y las cosas es una convención entre los hablantes y escribientes de una lengua, o de un lenguaje o jerga técnico específico. Las cosas que se llaman de un modo podrían perfectamente llamarse de otro,y en efecto, diversos grupos y culturas le llaman a las mismas cosas con distintas palabras aunque se trate de la misma lengua. Cuando las palabras se refieren a cosas concretas, tales como seres vivos o inanimados, accidentes geográficos, aparatos, máquinas, acciones o procedimientos conocidos, al consultar la definición en un diccionario, o al escuchar, leer, ver, usar tal palabra nos resulta fácil e inmediato entender lo que significa e imaginar el objeto o la acción, o algo parecido a todos los objetos reales del mismo tipo y familia o clase que ya conocemos. Cuando al encontrar la definición de una palabra no entendemos a lo que se refiere y describe, la relación entre la palabra y la cosa no se da, o no se da con claridad, sino con confusión y duda; y si encontramos que significa algo distinto de lo que habíamos creído, sentimos algún desconcierto. Más difícil es establecer en la mente la relación clara y distinta entre un concepto abstracto y nuestras memorias, conocimientos, sensaciones, emociones, creencias, prejuicios y convicciones. Algunos tratan de hacer eso más fácil al ponerse o imaginarse un ejemplo que se refiere a su modo de ver tal concepto abstracto, y de esa manera hacen ostensible la comprensión del mismo para ellos; y así podrían explicarlo o mostrarlo a otros.

Otro tipo de relación entre palabras o frases y las cosas, es la que se establece en el uso y difusión de marcas de industria, comercio y fábrica. Gracias a ello, una palabra, un nombre común o personal, o de lugar, o un apellido se asocia como marca a una industria o negocio particular, o a sus productos. A veces, por la costumbre se llega al extremo de sustituir el nombre real o usual de una cosa con el de una marca reconocida, en el lenguaje coloquial. Existen algunos casos típicos de establecimiento de las marcas, así: a) Cuando los propietarios, fundadores, creadores o diseñadores de un producto o de un negocio le ponen sus apellidos o su nombre completo, y con menos frecuencia una deformación de los mismos, y a veces ocurre que tal marca se aplica a o genera una línea de productos o servicios relacionados que se identifican y se amparan con tal nombre, que por todo ello deja de percibirse como un nombre o apellido común, sino como un nombre comercial; b) los términos o palabras inventadas también llegan a constituirse como marcas, especialmente cuando se aplican a un aparato o un producto novedoso o curioso, así como a un sistema o método y que se refiere a un servicio especial, que han sido patentados o registrados, por una empresa; c) relacionado con lo anterior, una palabra común de la lengua o el nombre personal, para transformarlo en marca comercial, se le cambia la grafía, sustituyendo alguna letra por otra que se oye o se ve parecida, o agregando letras o caracteres ortográficos o especiales, y a partir de entonces se le asocia a un producto, un servicio o una empresa que lo fabrica o lo provee; d) el caso de las palabras y frases comunes de la lengua, y con frecuencia de otra, a las que también se les da un diseño original o se escriben con una tipografía especial, y que han sido registradas en un registro público y oficial de marcas o distintivos comerciales o de propiedad intelectual, convirtiéndose así en marcas propiedad de una persona o empresa; y e) vinculado a lo anterior, los eslogans, que se asocian a un logotipo, a una marca, y que siendo o pareciendo frases comunes o conjuntos de palabras, adquieren un sentido particular al indicar cierta correspondencia con la marca y con la finalidad de la empresa o institución.

Así es como, mediante las marcas, los objetos, artefactos o máquinas que provienen de una industria, además de su nombre convencional en cada lengua, son llamados también por el nombre de sus marcas, lo que los diferencia de los otros objetos de la misma clase y con funciones equivalentes. Así, un objeto y su marca asociada, adquiere un significado conjunto, mientras la marca prevalezca en el imaginario y en el mercado.

En otras situaciones, nos enfrentamos a nuevas significaciones y acepciones de las palabras y conceptos que acostumbramos a usar de una determinada manera, y así con mayor o menor frecuencia nos encontramos con palabras y significados nuevos o distintos a los ya conocidos, y ello nos obliga a evaluar o a cambiar nuestras ideas o creencias al respecto, con el fin de admitir ése otro significado para el mismo término, o a indagar más para reconfirmar o para rechazar tal acepción y uso de las palabras. También, ocurre que mientras leemos a un autor y éste define un concepto, dándole a sus lectores la pauta para entender qué significa para él o cómo lo está usando en su texto y dentro cuál contexto se aplica su propuesta de definición, entonces, no solo aprehedemos un nuevo significado, sino que también terminamos por asociar tal significado con un nombre, el del autor o la entidad que lo propone. Los filósofos, los literatos, los inventores y los programadores de software tienen la potestad y la necesidad, a veces, de crear palabras, expresiones, categorías y conceptos nuevos, con el fin de poder expresar con ellos el significado y el alcance preciso de algo, una emoción, un conjunto, una idea, un propósito, una acción, una función o un proceso.
Así es como, en otra circunstancia, cuando conversamos con alguien, o cuando damos un curso o una conferencia, tal persona o alguno de nuestros oyentes, en un punto de nuestro discurso nos solicita definir un término que usamos. Con la ventaja que tiene tal comunicación directa, el hablante puede aclarar dicho término, y para hacerlo, explica qué es lo que él entiende por esa palabra, delimita el contexto de uso, o puede mencionar alguna fuente de referencia, y hasta puede dar algunos ejemplos que faciliten la comprensión o muestren su aplicación. Así es como, mediante el uso que se le da a las palabras sus significados y sus alcances conceptuales se afinan, se acrecientan y se afirman. El oyente, por su parte, puede enriquecer la noción que tenía de tal concepto con la información nueva que recibe, y también puede comunicar la noción que el acostumbra usar, y en el intercambio interactivo de las definiciones y sus usos, que ambos tienen, hablante y oyente, hay un mutuo aprendizaje de significados.

En cambio, si estamos leyendo un libro o un artículo, si no comprendemos una palabra o concepto, o desconocemos un dato, entonces consultamos un diccionario o enciclopedia, o un manual donde se habla de tal concepto, se muestran otros datos relacionados, se trata del objeto con más amplitud. Y por ello es importante la elaboración y publicación de instrumentos lexicográficos y terminológicos, o de añadir glosarios y vocabularios a ciertas obras de carácter divulgativo y académico, mediante los cuales se aclaran dudas que puedan surgir en el lector, o por medio de los mismos se afianza la transmisión de los contenidos.

Pero, si bien los diccionarios son valiosos en los contextos de los que hemos hablado, para el trabajo de indización o análisis documental no son suficientes. ¿Porqué tales herramientas no nos sirven para indizar documentos? Para indizar documentos se elaboran tesauros, es decir, vocabularios controlados, o listas de términos escogidos, en donde cada término es presentado mostrando sus diferentes relaciones jerárquicas o de proximidad con términos relacionados, así como indicaciones para distinguirlos de otros términos no relacionados que se podrían prestar a confusión, y sus equivalencias en varios idiomas. Los términos de tales vocabularios controlados se llaman palabras claves, descriptores o encabezados de materia.

Los documentalistas intentamos definir un documento por medio de la captura de datos que están o figuran inmersos en el mismo documento, en cada una de sus partes significativas, y por información adicional que se genera a partir de tales datos, aunque algunas veces se acude a consultar otras fuentes que hagan referencia a los mismos, con el fin de obtener en ellos información complementaria. Es así como se intenta poseer el objeto documental representando su contenido sintéticamente por medio de un grupo de palabras claves y otras notas. Después, el conjunto de datos e informaciones sobre el documento se vuelca en un catálogo o una base de datos.
Sabemos que su contenido incluye mucho más que las claves seleccionadas, pero tales claves actúan como señales o indicios de todo el resto del contenido que se desarrolla en la completud del texto que se está representando por ellas, así como datos acerca de sus productores (autores, editores, publicadores), información gráfica (figuras, ilustraciones, imágenes, y otros), y referencias intertextuales a otros documentos (no sólo las citas de otros autores y bibliografías). Por ello, hay datos que se capturan directamente del documento y otros que se agregan a partir de la inspección de sus partes significativas y el sondeo de sus desarrollos, y todo el proceso se le llama análisis documental. Pero, como las palabras claves no significan igual para todos, el resultado viene a ser más bien subjetivo, según la capacidad de abstracción, generalización y simbolización del catalogador. Todo esto se desarrollará con amplitud en el siguiente apartado.

La nociones de definición y palabras clave también tienen aplicación en bases de datos. Cualquier objeto o hecho -o parte de él- que se quiera describir y referenciar en una base de datos se representa por medio de campos, criterios, palabras clave, que establecen relaciones entre datos y metadatos comunes que existan entre unos objetos y otros, de manera que unos objetos o hechos se enlazan por medio de aquellos; y entonces se pueden generar reportes basados en uno de tales datos y metadatos, o en una combinación de varios de ellos. El despliegue de los datos para un objeto o para una familia de objetos con datos y características en común, vienen a ser como la definición del mismo. Para poder insertar, colocar o escoger de una lista previa de características, los datos que describen el objeto o hecho, es necesario definen unas tablas, en cuyas líneas y columnas se establecen los campos de descripción, las identidades de cada campo, y las relaciones entre unos campos y otros, o entre unas tablas y otras. En un sistema así, todos los datos y metadatos almacenados y relacionados llegan a constituirse como palabras claves. En otro nivel, los sistemas de bases de datos y otros sistemas de información tienen un “diccionario” en el que se almacenan de manera ordenada y estructurada todas las instrucciones, criterios, reglas, y especificaciones de las tablas en donde se insertan los datos.