Categorías y Realidad: Documentos, índices, catálogos y tesauros 7

Categorías y Realidad:
Documentos, índices, catálogos y tesauros 7
Por Francisco Martínez Alas

4.Tesauros, estructura y usos 

Un tesauro o vocabulario controlado es una lista estructurada de términos o palabras selectas, en su mayoría nombres o sustantivos y frases nominales, que se utiliza para indizar o indexar, en un catálogo o base de datos, colecciones de cosas, sea documentos en una biblioteca, librería o centro de documentación virtual, o también objetos en un museo o un almacén. En algunos casos, tales objetos indizados aparecen también ordenados físicamente siguiendo los códigos asignados a cada clase o términos de rango superior del tesauro que se esté utilizando en la entidad. Pero los vocabularios controlados no solo sirven para ordenar u organizar cosas, sino que también cumplen con la función utilísima de recuperar, localizar y agrupar información relacionada con tales objetos o eventos.

Existen diversos tesauros, algunos de los más usados y conocidos han sido elaborados por organismos internacionales (tales como los de la OCDE, UNESCO y otros), pero también hay muchos otros desarrollados por las propias bibliotecas o entidades, los cuales tienen un énfasis fuerte en el campo de trabajo de la organización o el enfoque principal de la colección documental.

En cierta ocasión, asesoré a un técnico de una agencia de cooperación de un país europeo a localizar un tesauro en castellano sobre una disciplina en particular (relacionada con el agua y el saneamiento), el cual pudiese servir de herramienta en una institución a la cual dicha agencia estaba apoyando. Como no se localizó una versión digital gratuita o en línea de un tesauro completo especializado en aquella área, ni tampoco una institución o biblioteca en el país que estuviese utilizando uno semejante, se ubicó y se adquirió un ejemplar impreso publicado por una organización cuya sede estaba en un país de Suramérica y se le entregó a la otra institución para que lo usase en su centro de documentación.

A continuación describiré los fundamentos de la estructura y función de un vocabulario controlado y esbozaré los principios de su construcción, todo ello basado en los propios tesauros, manuales y artículos que conozco y he leído, o he usado (los cuales enumero en la bibliografía). Existe bastante bibliografía sobre el tema, alguna de carácter básico y práctico, y otra más técnica y compleja, de manera que no abonaré ninguna novedad al respecto, a excepción de que narraré mi propia experiencia e impresiones en el uso, aplicación e interpretación de tales herramientas.

Considero que existen cuatro tipos básicos de vocabularios controlados, según la clase de términos y nombres que albergan, así: a) los tesauros de la lengua, cuya finalidad no es hacer un vocabulario controlado para el estudio del lenguaje, sino organizar las palabras en categorías temáticas, y además, relacionar los vocablos con sus respectivos sinónimos, antónimos y hasta ideas afines, o también sus acepciones y accidentes; b) los tesauros de fenómenos o acontecimientos particulares, especialmente de aquellos que requieren la creación de una terminología específica para la comprensión y organización de las fuentes o documentos, y para la descripción y categorización de los eventos, sucesos o acciones particulares que ocurren en ellos; c) los vocabularios controlados o listas de términos claves que ciertas organizaciones, en especial organismos internacionales, agencias de cooperación e institutos de investigación, que son grandes productores de información y publicación de materiales y documentos técnicos, elaboran con la finalidad primordial de indizar y organizar su producción intelectual y científica; y d) un cuarto tipo de tesauros, son aquellos que se especializan en la sistematización de la terminología de una disciplina en particular, siendo así, es posible hallar vocabularios estructurados para cada ciencia o zona del conocimiento.

De la mencionada tipología se puede deducir los usos primordiales que tales terminologías tienen, y estos son dos: a) para indizar objetos (físicos, corpóreos) coleccionados en un almacén o bogeda organizada; y b) para indizar el contenido y la identidad de documentos de toda clase. La primera finalidad es sobre todo útil en museos y tiendas, y la segunda en archivos y bibliotecas. En ambos casos, el propósito es proporcionar criterios de ordenación y agrupación lógica al confeccionar un catálogo de tales objetos y documentos, y hacer más efectiva la búsqueda y recuperación de ellos en el mismo, por parte de los usuarios.

Por último, voy a describir muy sintéticamente la estructura y construcción de los tesauros. Cada entrada en el vocabulario controlado, está compuesta por varios elementos, cada uno con una función y denominación específicas. Uno de ellos es un signo, código o número facetado (esto es, estructurado sistemáticamente), que sirve como identificación única para cada término del vocabulario (la faceta). Tales facetas pueden estar constituidas por una combinación de números, letras y signos de puntuación, de manera que se pueda crear un estructura jerárquica con ellos. Cuando tal código se usa para clasificar las ubicaciones físicas de los documentos, en una unidad de información o biblioteca, adquiere una importancia mayor, ya que la misma herramienta del tesauro sirve para clasificar e indizar. Los otros elementos que acompañan la entrada de un tesauro son los diversos términos relacionados con el término (palabra, combinación de palabras, o frase) que cumple el papel de entrada seleccionada como la apropiada y prioritaria para el vocubulario controlado: el descriptor. Así, cada uno de tales descriptores (o entradas del tesauro) –el propio término seleccionado y de uso recomendado y preferente- tiene unos o todos de los siguientes elementos, que expresan diversas relaciones entre unos descriptores o términos y otros: a) notas aclaratorias o de aplicación (NA, SN) respecto del alcance del término, es decir, el campo preciso en el cual se debe ocupar y el sentido o significado con el cual se debe entender; b) la expresión “use” después de un elemento en la lista, es decir, que en lugar del término “p” se debe usar el término “g”, por ser más apropiado y completo; c) de manera similar, la expresión “use para” (UP, UF), es decir, que bajo el término “p” se incluye también los términos “o”, “k” y “r”, que tienen alguna afinidad y se pueden agrupar en “p”; d) si el propio término o descriptor constituye la categoría superior o genérica (TS, TT, o bien TG, BT), también hay elementos relacionados con ellos, es decir, aquellos otros términos asociados al término que constituye la entrada, pero que no son de la misma familia o no están en la misma jerarquía, y que deben mencionarse como tales, tras la expresión “términos relacionados” (TR, RT), y por último e) la mención de los términos específicos (TE, NT), es decir, aquellos que sí pertenecen a la misma familia o al mismo campo semántico o de conocimiento, pero están en otro nivel de jerarquía. En resumen:

• Código o faceta (numérico, alfa-numérico, separado por signos, jerárquizado)
• TS Término superior de la cadena jerárquica (se puede usar también como descriptor si aplica o es necesario)
• Término selecto (el descriptor o entrada del tesauro propiamente dicha, o preferente, su uso está recomendado u obligado)
• NA Nota de alcance o aplicación (o aclaración sobre el significado, y la extensión y comprensión del término, así como su equivalencia en otras lenguas)
• Use (el término antes de esta expresión no debe usarse)
• UP (los términos tras esta expresión no deben usarse)
• TG Término genérico (aparece cuando el término pertenece a un nivel jerárquico inferior, y pertenece a la familia o campo de otro término)
• TE Términos más específicos (indica otras opciones, y una recomendación de su uso)
• TR Términos relacionados (indica otras opciones, los términos tras esta expresión son de otra familia u nivel jerárquico)

Los criterios que afectan la selección de un término como preferente y el modo como aparece en el tesauro, tienen que ver con sus relaciones semánticas, los sinónimos y cuasi-sinónimos que existan, o si son términos simples (una palabra) o compuestos (más de una palabra, y en cuál orden), y las alternativas de género y número que permite o recomienda usar ciertas palabras ya sea en plural o en singular, o en femenino o en masculino.

Por otra parte, algunos tesauros permiten desplegar los llamados índices invertidos o permutados, en los que es posible ver las palabras centradas en orden alfabético, y respectivamente, a su derecha o a su izquierda las otras palabras relacionas con ellas para formar términos compuestos.

Lo que he mencionado y descrito en este apartado acerca de los tesauros ha sido excesivamente breve, y por ello recomiendo al lector consultar los mismos tesauros, así como algunas guías y artículos en los cuales se desarrolla y explica con mayor detalle la construcción, funcionamiento y utilización de los tesauros.