Escritos y documentos: tema, enfoque y estructura

Escritos y documentos
Guía sobre delimitación del tema, su enfoque y estructura
Francisco Martínez Alas. Abril, 2013.
Una versión de esta guía, formateada apropiadamente, puede ser descargada en ArchivosFMA

Exploración y delimitación del tema
Existen diversos métodos para delimitar el tema de una investigación, la elaboración de un documento o escrito, o la preparación de una conferencia. Los manuales de técnicas de investigación suelen tener una sección dedicada a ello y al lector o interesado le conviene revisar tales métodos. Sin importar el método que se siga, el objetivo es el mismo: delimitar el tema preciso -y acotarlo- sobre el cual se va a trabajar. En esta guía propongo un método para delimitar un tema, formularlo o redactarlo, y partir de allí para estructurar un documento escrito u otros textos que sirven de base para otros medios de expresión.

Luego de haber completado una etapa de exploración del tema, desde la idea inicial  y los pasos subsiguientes: aclaración de su definición conceptual, determinación de su propósito, elaboración de un esquema preliminar de desarrollo, y cálculo del espacio textual y de los tiempos de ejecución, es posible hacer una formulación inicial del tema. Determinar el propósito del escrito (explicar, responder, reaccionar, proponer, recordar, exponer, comentar o imaginar),  según lo que se persigue alcanzar con el escrito es importante en este punto, porque de allí se deriva el resto del proceso de producción de un texto.

Así, cuando encontramos, o se nos asigna, una idea (es decir, un concepto, asunto, tópico, materia, tema, o categoría) con la cual se debe trabajar, conviene indagar su definición en una fuente de información apropiada. Y luego, activar el pensamiento haciendo un intenso esfuerzo por recuperar el conocimiento previo que se tenga de la idea objeto de nuestro escrito o expresión a ser realizada o plasmada en algún medio. Así, es como si nos preguntáramos:

• Experiencia: ¿Qué experiencias hemos tenido con respecto a eso?
• Lecturas: ¿Qué hemos leído sobre eso antes?
• Observaciones: ¿Qué hemos presenciado u observado con relación a eso?
• Percepciones: ¿Cuáles percepciones de nuestro entorno podemos relacionar con eso?

Y otras preguntas similares a esas, planteadas de modo diferente y formuladas con otras palabras, pero que conllevan el mismo contenido: Rescatar y reusar información que ya poseemos.

Acto seguido, se debe escoger el propósito de la expresión, o del producto expresivo que resultará de nuestro esfuerzo. Yo propongo ocho clases de propósitos, que son:
1.Explicar: cómo funciona u opera un mecanismo o sistema, se desarrolla un evento, se realiza una actividad o un proceso, entre otros.
2.Responder: a una pregunta planteada por uno mismo o por alguien más, ofreciendo, además, argumentos, datos, ejemplos, causas, consecuencias y más.
3.Reaccionar: ante una afirmación o juicio, de manera que se razona y argumenta con otros juicios, se declara la posición propia, se expresan los sentimientos que nos despierta, o se brindan contraejemplos.
4.Proponer: una solución o cambio ante una situación, otra propuesta, una iniciativa y otras afines.
5.Evocar: Recordar la propia experiencia previa con respecto al objeto, apropiado para los escritos testimoniales, autobiográficos y cartas personales.
6.Exponer: presentar ordenada y estructuradamente el asunto, tema o tópico, utilizando cualquiera de los recursos o métodos de los otros propósitos.
7.Comentar: citas y textos ajenos, utilizando para comentar cualquier método de análisis, argumentación, comparación y exposición.
8.Imaginar: generar un texto creativo o literario a partir de cualquier idea o imagen, como cuando se construye una narración, poema, diálogo dramático y otros.

Componentes de un tema
La formulación y redacción del tema, incorpora tres componentes: la voz y posición del autor, el resultado de la exploración de la idea o concepto, y el enfoque y alcance del desarrollo del tema. La formulación completa y correcta del tema, conduce a la redación de un título preliminar u operativo para el escrito.

a) Voz y posición del autor
El autor de un texto puede escribir en primera o tercera persona, o un grupo de personas puede expresarse desde un “nosotros” colectivo. Tanto la voz desde la cual me expreso, se expresan otros, o nos expresamos varios, como la posición que se adopta al escribir, produce diferentes clases de textos y discursos.

 Se escribe en primera persona cuando se usa el pronombre Yo, o cuando se plasma un diálogo entre un Yo y un Tú (real o imaginario). Un escrito en primera persona expresa las ideas y sentimientos propios, la opinión sobre cualquier asunto, se otorga testimonio o transmite una confesión, entre otros.

Ejemplos de escritos en primera persona: diarios personales, cartas, memorias, narración de experiencias personales, testimonios, columnas de opinión, algunas escrituras notariales, y otros parecidos, discursos, conferencias y ensayos creativos o expresivos.

 Se escribe en tercera persona cuando se usan (explícita o tácitamente) los pronombres el, la, los, ellos y ellas. Un texto en tercera persona expresa la posición o voz de una entidad o institución (quien escribe actúa entonces como vocero, representante); o también, cuando se expresa o transmite información desde una posición objetiva e imparcial, como cuando se escribe un texto científico, didáctico o técnico.

Ejemplos de textos en tercera persona institucionales: cartas u ofertas de negocios, memorias de labores, reportes corporativos, catálogos, textos publicitarios, y otros.

Ejemplos de textos técnicos: instrucciones o guías para hacer algo, libros técnicos, artículos científicos, libros de texto, manuales, noticias, textos argumentativos, textos informativos, estudios de caso, explicaciones científicas y otros.    

Aclaraciones: Muchas obras narrativas (novelas, crónicas y cuentos, por ejemplo) están escritas en primera persona preferentemente, pero, ese es solo un recurso literario, quien se expresa en al autor, y en tal caso es un Yo quien habla tras la historia contada. Algunos de los textos antes mencionados, producidos por una entidad, se escriben como si se tratase de un “nosotros”, pero en realidad es la oficina, organización o compañía la cual se expresa como “La Organización”, “ella” como tercera persona, a través de sus voceros o representantes.

 Se escribe en segunda persona en plural cuando se usan los pronombres nosotros o nosotras, en textos o documentos que han surgido de un proceso de discusión en un grupo de trabajo o una comunidad, o cuando constituyen el resultado de un esfuerzo común, o cuando lo que se manifiesta en el escrito es la posición de cierta clase de organizaciones -ante una situación- a través de un comunicado en la prensa u otro medio.

Ejemplos de escritos colectivos: comunicados de prensa, informes de proyectos, informes o planes de procesos participativos, estrategias de planificación comunitaria, reporte de investigación grupal, manifiestos diversos, y otros textos similares, siempre y cuando sean elaborados en grupo y expresen la postura del grupo.

b) Idea o concepto escogido y explorado
Esto es el resultado de todo el proceso ya mencionado y estudiado de producción o generación de un texto desde la idea inicial hasta el esquema o bosquejo de desarrollo. En este punto, la idea objetivo del texto a ser escrito, del documento a ser elaborado, del discurso o exposición a ser presentado, ya ha sido concretada y definida, sin vaguedad y sin ambigüedades.

c) Enfoque y alcance precisos
El enfoque de un texto es, por un lado, el punto de vista del autor, el cual, como ya lo mencioné, puede ser personal, impersonal, institucional o grupal. El enfoque impersonal, es el esfuerzo por presentar las ideas, la información y la discusión o argumentación de manera lo suficientemente objetiva y con el necesario contraste. Por otro lado, el enfoque también se refiere tanto a la (o las) disciplina(s) que fundamentan y orientan el desarrollo del contenido del escrito en su extensión y comprensión, como a la tendencia o corriente de pensamiento al cual se adhiere el autor (personal o institucional) y desde la cual escribe. Así, puede haber escritos con enfoque sociológico o económico, utilitarista o pragmático, químico o biológico, religioso o filosófico, marxista o maquiaveliano, etcétera.

El alcance de un texto se refiere a los límites de cobertura del contenido teórico y fáctico en las dimensiones espaciales y temporales usuales. Así, existen al menos cinco delimitaciones de alcance (las que se conjugan con el enfoque, y se pueden combinar entre si, pues no son mutuamente excluyentes):
1.Relativas a una línea temporal, fechas de sucesos o rango de fechas seleccionado, lo histórico o la historia del objeto, y otros.
2.Relativas al lugar, la geografía, la ubicación, lo territorial, o a una región, país, nación o Estado particular.
3.Relativas a los procesos, operaciones, funcionamiento, ejecución, o cambio, y que busca explicarlos y comprenderlos.
4.Relativas a las relaciones e interacciones que un tópico, tema o asunto específico tiene con una ciencia o varias ciencias en particular.
5.Relativas a la discusión, comentario, argumentación, análisis sistemático de conceptos, términos o categorías.

A continuación, es necesario agregarle un título adecuado al documento o escrito. El título de un texto debe ser preciso, exacto, y manifestar o comunicar en pocas palabras el contenido y propósito del documento que ampara. Algunos títulos de documentos llevan un sub-título, el cual tiene una función aclaratoria o ilustrativa. Los títulos que se usan en el periodismo o en la literatura, o con fines promocionales, no tienen que ser exactos, sino originales y curiosos (o metafóricos o simbólicos), ya que su finalidad es atraer la atención de un lector potencial. No siempre es afortundo buscar inspirarse en títulos periodísticos o literarios para asignarle título a un documento técnico. Así que, para titular adecuadamente un documento técnico podemos tomar en cuenta la siguiente tipología:
1.Títulos genéricos que mencionan la ciencia de la que trata el escrito. Por ejemplo: Investigación de operaciones; Administración de recursos humanos.
2.Títulos que describen un caso particular que se expone sistemáticamente. En tales ocasiones, se agrega como subtítulo la frase: “estudio de caso”. Por ejemplo: Las políticas municipales de apoyo a los artesanos de la ciudad de Cúcuta. Un estudio de caso.
3.Títulos que expresan la intención del autor. Por ejemplo: La cultura de la copia: Parecidos sorprendentes, facsímiles insólitos. Es decir, el autor la intención del autor es exponer rarezas acerca de las “copias” desde un enfoque de historia de las ideas y de la cultura.
4.Títulos que hacen referencia al enfoque y el alcance del documento. Por ejemplo: Poder, actores sociales y conflictividad. El Salvador, 1786 y 1972
5.Títulos que describen el asunto principal de que trata la obra. Por ejemplo: El genocidio como práctica social: entre el nazismo y la experiencia argentina.

Estructuras de documentos y su uso
La presentación y desarrollo posterior del texto obedece tanto al propósito del texto como al enfoque y alcance previamente definidos. Las estructuras de documentos, su aspecto y presentación gráficos, se acostumbra regularlos mediante un libro o manual de estilo.

a) Nivel externo: colecciones y series
Una obra se puede estructurar en varias partes independientes (por ser objetos publicados y empastados aparte), pero formando una serie o colección con una denominación común, en tanto que los objetos que forman parte de tal colección poseen un vínculo entre ellas, el cual hace posible concebirlas como una “obra” o “serie” completa. Así, las obras en varios tomos (literarias o no) forman una colección. Los ejemplares de una publicación seriada, tales como las revistas, journals y periódicos también caen en esta categoría.

Las instituciones públicas, organismos internacionales, centros de investigación y entidades sin fines de lucro (ONG) acostumbran publicar colecciones editoriales o series de estudios y reportes, que corresponden a un tipo bibliográfico llamado monografías seriadas. Tales colecciones se denominan con un nombre que las identifica según su contenido temático (por ejemplo, estudios de países, materiales de capacitación, metodologías de proyectos), además de que cuentan con un aspecto externo común (como el diseño y colores de las portadas), que identifica y agrupa a todas las obras independientes publicadas dentro de ella.

De manera similar, existen las colecciones editoriales producidas por una empresa editorial de las que publican libros, en las que cada obra dentro de la serie es independiente de las otras, pero tiene en común con ellas sus características físicas externas, el diseño de la portada, los rasgos de edición y presentación interna, y el tipo de temática, línea de contenido o género literario. Como tales elementos gráficos y de composición son comunes para todos los volúmenes que son parte de la serie, es posible identificarlos como un todo estructurado y concebido por el director de la colección.

b) Nivel interno 1: partes del documento
Cada obra, documento, artículo o escrito, se divide en partes. Ello tiene la función principal de hacer más legible y comprensible el contenido para el lector, y ayuda al escritor o redactor en el proceso de elaboración del escrito. Tales partes pueden abarcar desde unas cuantas líneas, hasta varias páginas. Se pueden clasificar las partes de un documento en dos: comunes y fundamentales, y complementarias y opcionales.

1.Partes o elementos comunes y fundamentales:

• Portada (o encabezado) con datos de identificación mínimos del documento (título, autores, fecha, lugar y responsable de edición o publicación).
• Lista del contenido (tablas de contenido, índice, tabla de capítulos, y otras denominaciones similares).
• Partes preliminares (tales como prefacios, prólogos, proemos, preámbulos, estudios preliminares, notas introductorias, exordios, preludios, introducciones y otras expresiones similares)
• Cuerpo del documento (el propio texto, con el contenido principal de la obra)
• Partes conclusivas (conclusiones, epílogos, colofones, y similares)
• Notas (anotaciones al texto principal)
• Bibliografías (referencias bibliográficas, lecturas recomendadas, fuentes usadas, y otras parecidas)

2. Partes o elementos complementarias (opcionales en algunos casos):

• Elementos gráficos (fotografías, dibujos, esquemas, diagramas, tablas y cuadros estadísticos, tablas de datos, flujogramas, mapas, planos, ilustraciones decorativas, y otros tipos)
• Otros índices (índices de materia, nombres de personas, nombres de personajes de ficción, obras mencionadas, fechas, organizaciones, marcas comerciales, eventos, lugares, figuras e ilustraciones, créditos diversos, y otros datos)
• Vocabularios (glosarios, terminologías, léxicos, y similares)
• Anexos (materiales, instrumentos, símbologías, formularios e información que complementa el desarrollo del contenido de manera más específica o sirve de evidencia)

c) Nivel interno 2: páginas, párrafos y frases.
Además de las subdivisiones formales –y por lo tanto identificables- mencionadas en el apartado anterior es posible encontrar otros elementos subyacentes al interior de las páginas. Tales elementos son los párrafos, las oraciones y frases. De los párrafos se pueden extraer textos para citar en la redacción de otros documentos. Las citas pueden tener la extensión de una frase u oración cortas, o de unas pocas líneas de un párrafo, pero nunca la de una página completa o de varias.

Los fragmentos de la página, es decir los párrafos, frases y oraciones, contienen diversa clase de contenido, el cual va conformando y estructurando la exposición y el discurso del autor. Estos son algunos de los contenidos más frecuentes al nivel de la página:

• Juicios: la expresión de pensamientos que afirman o niegan algo de algo.
• Argumentos e inferencias: razonamientos para probar o sustentar lo que se afirma o niega. Los argumentos están compuestos de juicios en los que unos hacen el papel de premisas y otros de conclusiones.
• Ejemplos: para aclarar e ilustrar lo que se expone.
• Descripción de casos: para mostrar como opera u ocurre algo.
• Expresión de valoraciones o declaraciones sobre situaciones, eventos y juicios de otros.
• Datos: para evidenciar una afirmación y evaluar los hechos.
• Conceptos y categorías: Términos complejos con un significado y alcance particular.
• Referencias y relaciones: entre datos, informaciones, textos, imágenes y otros.
• Citas: textuales o directas, parafraseos o indirectas, resúmenes, y otros.
• Definiciones: convencionales u operativas de los términos que se usan.
• Fórmulas: para expresar simbólicamente juicios, proposiciones y deducciones.
• Conectores: palabras de enlace entre párrafos y oraciones, o para unir ideas y su secuencia.
• Notas: textos aclaratorios al pie de la página, o señales al margen, o recuadros con información.

En los siguientes apartados se detalla la jerarquía de las partes, el uso de las notas y sus tipos, y las tablas de contenido de un documento.

Jerarquía de las partes y subdivisiones
El contenido de los documentos –es decir, el propio texto que contiene- se puede dividir y subdividir de muchas maneras. No existe una regla fija y universal para dividir el contenido de un escrito, sino que se trata de convenciones prácticas, adoptadas tanto por las compañias editoriales que publican libros, como por los usos académicos en colegios y universidades. Se puede afirmar que cada tipo o clase de documento, o que cada género literario, tiene su propia estructura, apropiada o adecuada para la obra en sí. Lo más usual es que un documento se divida en capítulos y partes, aunque también haya otras divisiones menores.

Talvez el criterio general de división y subdivisión de un documento sea establecer un corte de sección o parte allí en donde la exposición y desarrollo de una idea o concepto ha concluido; de manera que en la sección siguiente comienza un tema o subtema, una exposición y desarrollo nuevos de otras ideas o ideas subsecuentes. Es muy recomendable ligar unas partes con otras con elementos de conexión, palabras y frases de enlace, y referencias cruzadas.

La jerarquía de las partes se suele hacer visible y evidente mediante el uso de diversos tamaños y tipos de letra (normal, negrita, cursiva, negrita cursiva), y también en los símbolos y señales que se usan para indicar donde están las separaciones y si se trata de un elemento o de otro (como se mostrará más adelante en este mismo documento).

Las partes de un documento se listan mediante las tablas de contenido e índices de contenido; los cuales pueden estar al final o al principio del documento. Algunas tablas de contenido del documento se limitan a mostrar las partes principales y capítulos (o solo los capítulos), es decir, solo uno o dos niveles de jerarquía de las partes. Lo que sigue es un ejemplo de la jerarquía –casi completa- de las partes de un documento.

Parte
Sub-parte
Título (úsase solo en la legislación)
Sub-título (úsase solo en la legislación)
Capítulo
Sección
Sub-sección
Apartado
Sub-apartado
Punto específico
§ Parágrafo
a) Literal
1) Numeral
Lista con bullets

Se indica la secuencia y la precedencia de tales partes mediante números, letras, combinaciones secuenciales de números y letras, números romanos, símbolos y otros recursos gráficos (tales como el tipo, tamaño y color de los caracteres, cursivas, versálitas y negritas, subrayados, enmarcados, sangrías), y por un nombre textual relativo al contenido. No todos los documentos deben subdividirse con tal detalle, aunque en algunos documentos tales como manuales, libros de texto, contratos, manuales de proyectos, legislaciones y tratados internacionales sí pueden verse (y requerirse) la mayoría de tales elementos. O bien, algunas de tales subdivisiones pueden estar presentes pero no se señalan de ninguna manera.

Algunas obras poseen tablas de contenido detalladas (y muchas otras no). Lo más conveniente es detallar el contenido hasta el cuarto nivel jeráquico (cuando tal exista), y en general se detalla entre el tercero y quinto nivel. En la sección siguiente expongo los tipos índices y  sus características.

Tablas de contenido e índices
Existen diferentes clases de tablas de contenido e índices de partes y capítulos. El rasgo común que tienen todos es que indican la página en la cual inicia cada una de tales partes, con el fin de que el lector pueda encontrarla y dirigirse a ella directamente. Las tablas de contenido pueden estar al principio del documento o libro, inmediatamente después de la portada (y muy rara vez después de los preliminares), o también al final de la obra. Las cinco clases de índices más frecuentes son:

• Tablas o índices sumarios de capítulos
• Tablas detalladas del contenido de todo el documento
• Tablas complementarias de otros elementos
• Tablas de contenido de cada capítulo (al principio del mismo)
• Indices de datos específicos del contenido

Como mencioné antes, algunos libros solo tienen o solo necesitan listar los capítulos correspondientes con su título. Acá conviene hacer notar que una tabla de capítulos en los que solo aparezca la lista de capítulos numerados no es de mucha utilidad al lector, por ejemplo: Capítulo 1, Capítulo 2, Capítulo 3 y así sucesivamente.

Ejemplo de tabla de capítulos (parcial):
Capítulo 1: Introducción a la publicidad, 1
Capítulo 2: Comunicación integral, 17
Capítulo 3: El comportamiento del cliente, 34

La mayoría de manuales y libros de texto, además de la tabla sumario de los capítulos, tienen una tabla de detallada del contenido hasta el tercero o cuarto nivel de profundidad. Por ejemplo:
Capítulo 1: Introducción a la publicidad, 1
Lo que la publicidad puede y no puede hacer, 2
De un monólogo a un díalogo, 2
La evolución de los gritos a las emociones, 3
[…]
Capítulo 2: Comunicación integral, 17
Objetivos y alcances de la comunicación integral, 17
Plan anual de mercadotecnia, 18
Objetivos de publicidad, 19
[…]
Capítulo 3: El comportamiento del cliente, 34
El consumidor personal, 35
[…]

En los documentos técnicos se requiere la presencia de tablas, listas o índices adicionales de otros contenidos y elementos (cada uno con su número de orden y números de página correspondientes), especialmente de todos aquellos de caracter gráfico o ilustrativo, así:

• Tabla (o índice) de cuadros (cuadros de texto y tablas con datos numéricos y estadísticos).
• Tabla (o índice) de figuras (cuando son dibujos, planos, diagramas, esquemas y similares).
• Tabla (o índice) de ilustraciones (cuando son fotografías, o detalles de fotografías)
• Tabla (o índice) de mapas.
• Tabla (o índice) de recuadros (cuando ciertos textos particulares han sido insertados en el cuerpo de la obra).
• Lista de obras citadas o de referencia (esto es, las bibliografías, referencias bibliográficas, fuentes utilizadas y lecturas recomendadas).
• Lista de empresas y marcas comerciales (cuando el libro tiene estudios de casos empresariales).
• Lista de casos (igual que en la situación anterior).
• Lista de “títulos” (obras literarias, primeros versos, obras de autor, de personajes, obras de arte, y otras cuando se trata de estudios históricos, humanísticos o literarios).
• Listas de otros elementos (por ejemplo de fórmulas, ecuaciones o proposiciones).

Un caso muy peculiar son los índices de los libros de gastronomía y recetarios de cocina, en los que es frecuente hallarlos según diferente criterio, así: lista alfabética de recetas, índices por tipos de plato, índices por ingrediente principal, índices de origen de las recetas y otros.

En algunas obras y manuales, se muestra, al principio de cada capítulo o sección una breve tabla de contenido, y hasta con mención de las fuentes bibliográficas del capítulo. Esta información puede aparecer en una hoja aparte, como lista, a la manera de las tablas de contenido usuales, con los números de página de los apartados (y en ocasiones, hasta con ilustraciones o un diseño a propósito), o en forma de encabezado centrado al principio del texto del capítulo. Es más, en algunos casos la bibliografía del capítulo se coloca justo después del título del mismo. He aquí dos ejemplos:

Capítulo VI
DIFERENCIACIÓN ENTRE LAS REGLAS DEL TRATO SOCIAL Y LAS NORMAS JURÍDICAS
Sumario
1.Descripción de de las reglas del trato social.- 2. Diferenciación entre moral y reglas del trato social.- 3. Diferenciación entre las reglas del trato social y las normas jurídicas.- 4. Ulteriores especificaciones sobre la coercitividad del derecho. […]

Otro ejemplo:

Capítulo 13
Supuestos históricos del Estado actual
[Secuencia de los temas expuestos y la bibliografía correspondiente al capítulo]

Además de las listas, tablas e índices mencionados, existen los index, es decir, los índices analíticos que se ubican al final de los libros, y contienen en orden alfabético diversos datos, entre ellos: temas o conceptos, nombres de autores, nombres de obras, nombres de personajes de ficción, nombres de lugares (tanto regiones, países, provincias, ciudades o barrios), nombres de objetos o productos, nombres de empresas y marcas comerciales, nombres de especies de animales y plantas, eventos y fechas de acontecimientos, movimientos organizados, corrientes culturales y sociales, y otros.

Cuando tales datos aparecen en índices separados, a tales secciones se les denomina de manera diferente, los más comunes son:

• Indice temático (cuando solo muestran los conceptos, categorías, tópicos o temas tratados en la obra).
• Indice onomástico (cuando solo ofrecen nombres propios de personas, entidades, seres y cosas).
• Indice toponímico (cuando solo enlistan nombres propios de lugares geográficos y ciudades).
• Indice cronológico (cuando incluyen denominaciones particulares de eventos históricos, periodos, fechas importantes).

Este es un ejemplo artificial de un index con la mayoría de los elementos mencionados arriba:

Cultura, 240-242; véase también Instituciones [conceptos]
Autoritaria, 7
Cambio, 45, 98
Contexto, 178-202
Divina Comedia, La 202 [título de una obra]
Francia, 2, 134, 678 [nombre geográfico]
Shakespeare, W. 65, 215, 262 [nombre de persona]
Otis, 456, 470-481 [nombre de la compañía de elevadores]
París, 12, 234, 321, 623 [nombre geográfico]
Panurgo, 233 [nombre de un personaje de ficción]
Renacimiento, 87, 114-128, 432 [nombre de una época]
Sociología del Teatro, 32 [título de una obra]
Superintendencia de Cultura (Francia), 98 [nombre de una entidad]
Teatro Orfeo, 78 [nombre de una institución]
1894, incendio, 88 [fecha de un evento]

Tales índices pueden ser generados automáticamente, o colocando códigos especiales junto a las palabras y frases en el programa de edición de textos, y elaborados manualmente por un profesional experto en hacer índices.

Un caso aparte son los índices de las publicaciones seriadas (impresas o en línea), que aparecen al final de la edición de cada volumen de la serie (un volumen en una publicación seriada es un conjunto de números publicados dentro de un periodo, por ejemplo las de todo un año). Tales índices incluyen todos los números de la serie durante tal periodo y cada uno de los artículos o columnas que contien; se organizan por fecha, orden de aparición, nombre de los autores y tema o categoría a la que corresponde cada uno de los artículos publicados.

Las notas y sus tipos
Las notas son aquellos textos cortos o anotaciones que añade el autor (y en algunos casos el editor o el traductor) a la exposición de un tema o argumento, y que contienen referencias bibliográficas, e información adicional, tal como explicaciones diversas, traducción de términos en otra lengua y alfabeto, apuntes de contraste y ampliaciones al contenido del apartado en donde aparece la llamada, casi siempre numérica. Aunque presencia de una nota se suele indicar mediante un número, letra u otro símbolo, a continuación de una palabra, o al final de una frase (antes del signo de puntuación). No hay una extensión fija para tales notas. El texto de las notas se puede colocar en:

• Al pie de la página (con numeración secuencial desde la primera a la última de libro).
• Al final de cada capitulo (la numeración se reinicia en cada capítulo).
• Al final de obra (pueden aparecer todas en secuencia numérica, o bien separadas las de un capítulo de las de otro, aunque se conserve la misma secuencia).

Un texto con demasiadas notas, de manera que éstas ocupen la mitad de cada página impresa, resulta incómodo de leer. Ediciones críticas de autores antiguos y clásicos suelen tener notas en abundancia, la mayoría de ellas extensas. Según la obra de que se trate, si se requiere insertar muchas notas, es conveniente colocarlas al final del capítulo o del libro. También pueden ubicarse las notas extensas en un apéndice, al final del capítulo o de la obra, en forma secuencial, identificadas por una letra (Nota A, B, C,...) o un número (1, 2, 3,… o I, II, III, …), como si fuesen apartados de un capítulo.

Según la persona que escribe la nota al texto existen tres clases de notas:

• Notas del autor: Son las que el autor coloca para aclarar o ampliar ciertos puntos, declarar las fuentes y referencias bibliográficas usadas, así como precisar y hacer énfasis en otros datos o informaciones. Normalmente están numeradas secuencialmente.
• Notas del editor: Comunmente usadas en la edición crítica de obras literarias o textos clásicos de otras épocas, en donde el editor de tal obra va explicando o aclarando ciertos puntos o datos, o justificando decisiones respecto de la edición que hizo del texto original. Al final aparece así: (N. del E.).
• Notas del traductor: Cuando se trata de obras traducidas de otra lengua, el traductor las coloca para hacer notar que cierta palabra o frase estaba en otro idioma distinto del resto del texto, explicar un juego de palabras o un término intraducibles, o para citar el texto original de un poema o el título de alguna obra (literaria, musical, fílmica o artística). Al final se coloca: (N. del T.).

La mayoría de las notas, como ya se mencionó, contienen referencias bibliográficas con los datos básicos del nombre del autor o autores, título del documento, año de edición o publicación, ciudad de publicación y entidad que lo publica; todo eso se acompaña con alguna de las abreviaturas en latín (o traducidas) que indican la naturaleza de la referencia, del modo siguiente: véase o véase además, en el mismo texto o lugar, en diversos lugares de un texto, obra citada, obra citada antes y alguna otra; y también, con alguna sugerencia o explicación. Ejemplo:

51 L. Venturi, Pour compendre la peinture, de Giotto à Chagall, París, 1950, pág. 120. Donde se detalla el problema de la representación del espacio en la pintura.

También hay notas más extensas, cuya función es aclarar o ampliar lo que el autor está expresando. Como ejemplo, una nota puede decir esto:

6 Adviértase la conexión educativa aquí entre comunidad “imaginada” y la “imaginaria”. […]

Entonces, el autor, mediante esa nota nos llama la atención acerca cómo debe entenderse el acontecimiento que él está describiendo: las luchas anticoloniales contra los holandeses en una de sus colonias.

Algunos libros, con las notas compiladas al final del volumen, usan un sistema referenciado que ayuda al lector a ubicar el texto original donde se hizo la llamada; esto es, por ejemplo, una frase en la página 76 de un libro dice: “hombre solo y por sí solo, el que elabora su salvación”25 , y nótese el número de la nota supraescrito. Entonces, en la sección de las notas dice:

Capítulo IV [notas del capítulo 4]

25 p. 76: “El hombre solo… elabora su salvación”, Scholastism and Politics, págs. 6-7
[en donde “25” es el número de la nota, “p. 76” es la página donde está la llamada de la nota, “El hombre…” es la frase de referencia al texto, “Scholastism…” es el nombre una obra, y “págs. 6-7” las páginas de donde el autor tomó la cita para su propio libro.]

Marcadores en el texto
A continuación, voy a tratar acerca de ciertos elementos gráficos y orientativos, que funcionan como señales y guías para el lector de un texto impreso o digital, y a los cuales he decidido llamar “marcadores”, porque no encuentro un término en español que los abarque a todos. El uso apropiado y balanceado de tales marcadores le proporciona gracia y estilo al texto, aparte de una mayor funcionalidad y legibilidad, pero el abuso de los mismos produce un texto recargado, confuso y excesivamente informal.

a)Títulos de secciones y apartados. Un capítulo o sección de un documento, artículo o libro que solo esté identificado por su respectiva denominación genérica y un número o letra (por ejemplo, Capítulo 23, Capítulo XXIII o Sección B), sin un titulo adecuado que resuma y describa su contenido, es de poca ayuda para el lector. Definir y colocar títulos a las partes de un escrito o documento proporciona una guía al lector, y sirve como recurso de anticipación de lo que se puede hallar dentro del texto (por ejemplo, Capítulo 14: La gestión de los recursos). En algunas ediciones de libros, en el margen superior de cada página se va indicando la sección, tema o capítulo en el que el lector se encuentra, y eso funciona como un marcador asociado al capítulo o sección del documento.

Para indicar la importancia y precedencia de títulos y subtítulos, así como para componer portadas de documentos y carátulas interiores de capítulos, partes y secciones, se utilizan elementos tipográficos (además de las ilustraciones y elementos gráficos que los acompañan).

b)Tamaños y tipos de letra: Los tipos (o fuentes) y tamaños de letras funcionan como marcadores, ya que indican el papel que juega una palabra, frase o texto en un documento. Existen cuatro variaciones posibles básicas en los elementos tipográficos:
 Tipo de fuente usada (una entre los cientos que existen disponibles)
 Negritas
 Cursivas
 Subrayados
 Tachada

Además, todas esas variaciones se pueden combinar entre sí con los diversos tamaños de letras, de manera que cada tamaño de letra puede ser, por ejemplo, negrita y cursiva, negrita y subrayada, cursiva y subrayada, o negrita, cursiva y subrayada, además de estar en un tipo de fuente de los muchos que existen. Adicionalmente, los textos se pueden hacer en negro, o casi cualquier otro color, siempre y cuando haga un contraste adecuado y legible con el color del fondo en el que escribe. Los programas de escritura y elaboración de documentos en computadora poseen esquemas preestablecidos relativos al tipo y tamaño de fuentes que se deben utilizar en un texto. Existen otras variantes en la tipografía y los efectos tipográficos, pero, me basta mencionar esos en la presente guía.

c)Signos de puntuación: Los signos de puntuación actúan como marcadores, porque ayudan a la lectura y comprensión adecuada de un texto, porque indican las pausas necesarias, o la función de las palabras o textos que les siguen o que encierran. Entre ellos, indicaré los siguientes: [editar]
 Dos puntos: El signo de dos puntos “ : ”, sirve para
 Puntos suspensivos: Como sabemos, existe el punto solo “ .”, que a veces se le dice punto y seguido (cuando termina una frase y otra le sigue dentro del mismo párrafo) o punto y aparte (cuando señala el fin de un párrafo).
 Comillas:
 Paréntesis “(   )”, guiones largos “—”, y los corchetes  (y muy rara vez las llaves “{   }”: Tienen una función similar, pero no igual. Los tres (o cuatro) encierran un texto o frases, de preferencia cortos, que interrumpe brevemente el discurso para aclarar o ampliar una idea, definir el sentido, insertar una nota de otro autor,  … . Los textos al interior de todos estos signos pueden incluir algunos de los otros signos de puntuación.

Los marcadores para indicar listas y secuencias pueden utilizar letras, números, combinaciones de letras y números, o pequeños símbolos y figuras llamados en inglés “bullets” (o viñetas), y son muy útiles. La precedencia entre listas con numerales o literales es intercambiable; en cambio, una lista con bullets indica –generalmente- que se trata de una lista de segundo o tercer nivel, es decir, abajo de listas o secciones marcadas con números o letras.

d)Listas con numerales. Los numerales de una lista se pueden se pueden escribir con números romanos o arábigos (éstos con mayor frecuencia). Una lista con numerales sugiere que su contenido, frases o enunciados, consiste en un conjunto finito de cosas o elementos que se han determinado como las más importantes o únicos acerca de lo que se está exponiendo, por ejemplo: los cuatro puntos cardinales, o las diez claves para estudiar mejor. Una lista con números romanos advierte ser una de acuerdos, eventos o preceptos con cierta tradición, por ejemplo, una lista de los diez mandamientos bíblicos, o de las dinastías del Antiguo Egipto. Las listas con numerales (o con ordinales) pueden indicar pasos de un proceso o procedimiento en secuencia, o condiciones previas que deben cumplirse.

e)Listas con literales. Para estas listas se pueden utilizar letras mayúsculas o minúsculas, pero las que llevan letras mayúsculas pueden subdividirse en literales en minúsculas. Las listas con literales en minúsculas se pueden subdividir en listas con numerales o con viñetas. Una lista con literales sugiere ser una compuesta de categorías, tipos o clases de algo, o bien, de la exposición de subtemas y tópicos específicos.

f)Listas con bullets o viñetas. A los bullets, también se les puede llamar viñetas en español y se utilizan para marcar elementos en ciertas listas. Esta clase de listas se consideran más informales, y no son recomendables para toda clase de escritos (especialmente si tales viñetas consisten en figuras distintas a rayas cortas y puntos negros o claros). Sin embargo, el uso de viñetas resulta práctico para mostrar enumeraciones cortas en artículos poco extensos y didácticos. Para una lista de diez o más items es preferible usar números (y en menor grado, letras), y de ser posible, una lista debe ser segmentada en varias clases o tipos de cosas, de manera que aparezcan como sublistas bajo subtópicos específicos expuestos en secuencia. También pueden ser útiles para resaltar listas de objetos, tipos, casos o clases, bajo otros apartados identificados con numerales o literales.

Cuando se requiere insertar información y datos que complementan el texto, el discurso principal, se utilizan estos dos tipos de marcadores, los recuadros que lo interrumpen para exponer un excurso, y las notas en márgenes que sirven de hitos para la lectura.

g)Recuadros. Consisten en textos, con extensión variada que puede ser desde un cuarto de página hasta una página entera. Conviene que el recuadro no tenga una extensión mayor que una página, sin embargo a veces se requiere página y media, o dos páginas, pero no más. Estos recuadros se presentan enmarcados por diversos estilos de líneas, y se acostumbra colorearlos o darles un tinte. Es importante no afectar la legibilidad de los textos al interior de los recuadros, por lo que debe usarse en ellos un tamaño de letra y tipo que se distinga del resto del texto, pero que sea igual de legible. Sin embargo, hasta algunas empresas editoriales comenten el error de darle un tinte gris oscuro a estos recuadros, de manera que los textos dentro de ellos son muy difíciles de leer (el porcentaje máximo que se debe utilizar para el tinte debe ser de un 15%). Cada recuadro debe llevar un título (y a veces subtítulos resaltados en sus segmentos), alguna breve nota que aclare su significado y resuma su contenido, y también puede incluir imágenes alusivas, mapas y planos, tablas de datos y diagramas, además del texto propio que le otorga sentido al recuadro. Una variante de estos recuadros, son textos cortos de una a cinco líneas aproximadamente, en los que se pone una cita textual de un autor, se ofrece un dato curioso, se extrae una frase del mismo discurso para resaltarla, se proporciona una deficinición, se hace una advertencia, entre otros usos posibles de este recurso gráfico. Los recuadros deben numerarse en secuencia, y crear una tabla de los mismos, del mismo modo que se hace con las figuras, ilustraciones, mapas y otros.

h) Notas marginales. No debe confundir el lector las notas a las que me refiero en este literal con las anotaciones manuscritas que alguien (muy molestas y sin sentido la mayoría de las veces) ha escrito a mano en los márgenes de la hoja cuando leyó un libro. Las notas a las que me refiero exactemente son textos cortos, frases o palabras clave que el autor, editor o impresor de libro coloca en los márgenes exteriores de cada página, fuera de la caja del texto de la misma. Tales notas en los márgenes tienen la función de guiar o indicar al lector respecto del contenido, los temas tratados, los autores citados, o los conceptos desarrollados en cada párrafo. Se escriben en letra más pequeña –a veces cursiva- que la del resto de la página impresa. He aquí un ejemplo:

Texto:
Quien transfiere un derecho transfiere los medios de disfrutar de él, mientras está bajo su dominio. Quien vende una tierra se comprende que ceda la hierba y cuanto cree sobre aquella. […]

Nota marginal:
El derecho al fin implica el derecho a los medios

Por último, existen ciertos recursos gráficos que contribuyen a expresar de manera complementaria las ideas,  a resaltar una parte del texto, o a darle otro carácter visual a la composición física de textos y caracteres. Y ello se hace por medio símbolos (o lenguajes compuestos por símbolos), colores, líneas y marcos.

i)Símbolos y señales. El uso de símbolos como marcadores en un texto puede ser ornamental o funcional. Cuando se usan de manera ornamental se colocan -como viñetas o bullets miniaturas- antes de las frases, en algunos listados; o bien, ciertos símbolos se ubican en algún punto del marco de la página como para indicar que el contenido de cierta sección del documento corresponde a un determinado tópico. Los símbolos en los documentos aparecen como figuras estilizadas de seres y objetos, y tienen un uso funcional cuando operan como señales. Símbolos y señales se parecen, pero éstas últimas poseen datos o textos, así como colores y combinaciones de colores, que les otorgan un significado especial, convencional, para fines específicos. Las señales, en este caso, tienen la función primordial de indicar o de ilustrar, mediante un símbolo, icono o representación simplificada de un objeto o actividad, y un texto pertinente, algo que se debe o se recomienda hacer, o al contrario, que no se debe o no se recomienda –y como-, y también para delimitar y especificar el contenido expuesto acompañando a la referida señal.

Además del lenguaje natural, de las lenguas que usamos para expresarnos oralmente o por escrito, existen otros lenguajes, algunos de los cuales utilizan un conjunto de signos y símbolos propios de cierto campo del conocimiento o muy particulares de una disciplina. Hasta se da el caso que un autor desarrolla su propia simbología para expresar sus argumentos o como herramienta para analizar e interpretar discursos y realidades. En este caso los signos y símbolos tienen un uso funcional; y se debe colocar al principio o al final del documento una tabla en la que se detallen y enumeren todos los utilizados, su significado y su uso, así como un índice con las páginas o secciones en donde aparecen.

Caso especial y aparte son las fórmulas y ecuaciones que requieren muchas de las ciencias para exponer ciertos fenómenos, cálculos o comportamientos. En estos casos, las fórmulas, para operar como marcadores, se colocan fuera del párrafo, con amplia sangría a la izquierda, y numeradas o codificadas de alguna manera (por ejemplo 3 ó 3.1, a ó a.1). De esta manera es posible seguir el procedimiento y el cálculo que nos lleva de una fórmula, operación a proposición a otra.

j)Colores. La mayoría de los libros y documentos se imprimen con tinta negra, y en muy raras ocasiones se encuentra uno con libros impresos en tintas azules, verdeoscuras, o cafés. Usar un color adecuado para el texto (según el color de fondo de las páginas), con mayor contraste con el color del papel, así como una excelente calidad de la impresión, garantiza una mayor legibilidad del documento. Las letras blancas, grises o veiges sobre fondos oscuros siempre son difíciles de leer (y aún más cuando se usan tamaños pequeños de fuentes). El uso correcto y adecuado del color en los documentos debe adecuarse a los siguientes dos  casos:

 Colores intensos u obscuros para resaltar títulos, subtítulos y encabezados, siempre y cuando el resto del texto esté en color negro. Puede usarse color para el texto y títulos simultáneamente siempre y cuando se trate de colores complementarios, para garantizar un adecuado contraste y evitar una sensación chocante en el lector.
 Colores de fondo para las páginas, se recomiendan únicamente cuando se trate de páginas que sirven como separadores ornamentales entre partes, capítulos o secciones. También puede colorearse un parte o zona de la página, a manera de una banda vertical u horizontal, o como recuadro alrededor del texto siempre y cuando el texto a colocar en medio sea negro sobre fondo blanco. No se debe poner texto en esas zonas coloreadas, a menos que se trate de números de páginas y encabezados, anotaciones breves, citaciones, datos y referencias puntuales, y otros similares. La coloración de las páginas o partes de las mismas debe ser siempre en tonos pálidos o colores pastel.

También se debe evitar completamente el colocar imágenes tras el texto impreso o digital, porque ello entorpece la lectura (en ocasiones totalmente). Algunos impresores o diseñadores de documentos y revistas acostumbran incorrectamente colocar fotografías en color o en tonos de grises, simulando una marca de agua, sin percatarse de que eso afecta la lectura.

k)Líneas. Las líneas son otro recurso gráfico que tiene muchas aplicaciones, pero acá voy a limitarme a exponer cuatro de ellas:

 Líneas de separación: entre párrafos, para señarlar  o para indicar el final de una sección o capítulo; pueden ser líneas continuas, punteadas, o bien simuladas por la repetición de unos pocos caracteres (asteristos, puntos grandes, y otros signos) colocados al centro.
 Líneas de enmarcado parcial: La que se colocan arriba, abajo, o tanto abajo como arriba de una frase, por ejemplo un título de sección (no me refiero a los subrayados) para resaltarlo del resto de los párrafos.
 Líneas verticales: a la izquierda o a la derecha de un párrafo, o en ambos lados, indican la presencia de un excurso, que amplía o ejemplifica las ideas que se están exponiendo.
 Líneas simuladas:  se usan entre párrafos, y se hacen con la repetición de asteriscos u otros signos, a lo ancho de toda la caja del texto, que en ciertos casos significan la supresión o inexistencia de un trozo de texto o discurso, sea para resumirlo o acortarlo al citarlo, o porque se ha perdido.

Todas estas líneas pueden ser finas o con grosor, negras, en tonos de gris o en color, si el diseño y estilo de la publicación lo permite.

l)Marcos. Se usan para cierta clase de publicaciones, especialmente aquellas a las que se desea otorgar un carácter más gráfico. Estos marcos de página se distinguen de los recuadros mencionados arriba –con textos con una finalidad particular- porque la función de los marcos y enmarcados es puramente ornamental. Un marco ornamental puede rodear toda la página, encuadrando todo el texto de la misma; éste también puede estar subdividido, de manera que se forma una caja para el encabezado superior y otra para el pie de página inferior; y aún colocarse algún ornamento en las cajas. De manera diferente, también se puede enmarcar, total o parcialmente los títulos y subtítulos de secciones y apartados en el texto.

Ejemplo de enmarcado ornamental de página:

___________________
Encabezado superior
___________________
Texto de la página
___________________
Pie de página
___________________

Ejemplo de marcos para los títulos de sección o apartados:

Paso 5: Verificación de datos

[Fin del ensayo Escritos y Documentos]