Algunas comparaciones entre herramientas para gestión de bibliotecas 1

Algunas comparaciones entre herramientas para gestión de bibliotecas 1
Por Francisco Martínez Alas. (1993 y 2008)

El presente artículo está basado en un texto preparado en 1993 cuyo objetivo era comparar dos herramientas de automatización de bibliotecas, y un informe de trabajo sobre la autosuficiencia financiera de unidades de información, ambos del mismo año. Asimismo, en dos eventos relacionados, un Seminario Regional del Sistema Micro CDS/ISIS 2.32, organizado por FUSADES/FEDEPRICAP (Agosto 19-23: 1991: San Salvador), y otro denominado MicroDis en Red, organizado por PROEXAG II/AID (May. 3-6: 1993: Guatemala).

Primer periodo: herrramientas bibliográficas

Escoger una herramienta entre dos equivalentes
En ambos eventos se contó con la participación de técnicos y profesionales de la información provenientes de otros países centroamericanos, y del Caribe. También, tuvimos excelentes facilitadores, que se esforzaron por enseñarnos, respectivamente, las características, el uso y las aplicaciones potenciales de las herramientas de software mencionadas. Fue interesante tener la oportunidad de intercambiar experiencias sobre las distintas prácticas en el uso de las herramientas.

Yo estaba trabajando entonces como jefe de la biblioteca y centro de documentación de una conocida fundación de desarrollo. Esta unidad de información tenía que manejar varios fondos de documentos, uno de los cuales había sido catalogado en MicroDis, y el otro todavía no estaba automatizado. Tuve que elegir, entonces, entre usar MicroDis, o Micro CDS/ISIS. Preferí el primero de ellos, por las razones que expondré a continuación.

Características de MicroDis
Todo programa de gestión para bibliotecas debe contener como mínimo módulos para el catálogo de documentos, el registro de préstamos y devoluciones, y la administración de índices diversos. Como el propósito de este artículo es comentar el programa desde el punto de vista del usuario, centraré la atención en los módulos del catálogo de documentos y en algunos utilitarios.

MicroDis era un programa destinado específicamente para la automatización de bibliotecas y centros de documentación. El programa tenía, además del catálogo de documentos, otros módulos con los cuáles se podían realizar tareas como las siguientes: el control de las adquisiciones de la biblioteca, el cálculo de estadísticas de uso de la colección y del programa mismo, la impresión de reportes en columnas seleccionadas a criterio del usuario, y utilitarios para el manejo y mantenimiento de los archivos maestros o índices.

Casi todas las funciones de MicroDis podían ser desplegadas en pantalla, enviadas directamente a la impresora o al disco duro en un archivo de texto. Esto último permitía hacer modificaciones a un reporte, o la lista de resultados de búsqueda, importando dicho archivo de texto desde un programa de hojas de cálculo, trabajo con columnas, o desde cualquier procesador de texto.
Además, era frecuente hallar opciones para ver en pantalla o imprimir un reporte completo desde el principio, desde un punto específico o de acuerdo a un rango de fechas.

Asimismo, en casi todos los casos los datos podían ser añadidos, modificados o eliminados en cualquier momento desde el menú respectivo. Es así como los archivos maestros de autores, siglas, descriptores, palabras vacías, tipos de bibliografía, los propios registros bibligráficos de documentos y otros podían manipularse con mucha libertad. El archivo invertido se actualizaba automáticamente después de hacer realizado cada una de las operaciones mencionadas.

El campo clave para ingresar, modificar o eliminar cualquier registro del catálogo de documentos era el de código o número de llamada o de clasificación; este era un campo alfanumérico de treinta caracteres, al cual se le podía adjudicar llaves o prefijos desde uno a seis caracteres, lo cual evitaba que se ingrese información sin los códigos correctos. Además, el contenido de este campo debía ser único para cada registro, y equivalía a un número de clasificación que podía estructurarse sistemáticamente a criterio del centro.

La pantalla de búsqueda tenía un espacio donde se proporcionaba al usuario indicaciones de ayuda para realizarla, y acceso a ventanas desde las cuales se podía ver los archivos maestros de tipo biliográfico, autores, palabras de título y de materia, así como los tipos de búsqueda posibles, para poder saber qué es posible buscar en el catálogo. Algo parecido a la opción de ver diccionario o tesauro que tienen otros programas. Los conectores lógicos "Y" y "O" se pueden utilizar para la búsqueda, pero no así el conector "No", el cual sí se puede usar en otras herramientas. Imprimir un resultado de búsqueda era fácil desde la misma pantalla de búsqueda; y podïa hacerse conforme a ocho formas distintas preestablecidas: corta, breve, larga, cita completa, por autor, por título, en columna o conforme a registros marcados. Otras herramientas permiten imprimir mayor cantidad de tipos y modos de reportes conforme las necesidades del usuario.

Una opción interesante para las búsquedas en MicroDis, era la del uso de "soundex". Esta función encontraba todos los términos que "sonaban" o se escribían de forma parecida; ya se tratase de una palabra del campo de título, un descriptor o del apellido de un autor.

Con respecto al modo de indización de los campos, el programa ofrecía varias alternativas. El campo de título, se indizaba palabra por palabra (excepto los números, y esto en sí podría significar una limitación), similar a la técnica de indizado de palabras separadas en otros programas. Los campos de autor, número de clasificación, tipo de bibliografía y descriptores se indizan en forma de campo completo, como la técnica de indizado de campo completo. Conocer que tipo de indización hacía el programa en cada campo relevante servía para saber, a su vez, en cual forma podía recuperarse la información ingrersada. Las desventajas en este aspecto de MicroDis con respecto a otras herramientas más flexibles, son las siguientes: no todos los campos pueden ser indizados, sino sólo los ya mencionados; y tampoco se dispone de la técnica de indizado selectiva como la que usa términos encerrados en ciertos caracteres (por ejemplo "/" o "<>" en otra herramienta.

No era necesario crear el archivo de palabras vacías ya que el programa ya lo tenía incorporado. También poseía un archivo de códigos de tipo bibliográfico (el cual podía ser modificado), de códigos de instalación del programa en una institución (lo cual protegía contra el ingreso de bases de datos no admitidas), y un listado de siglas para la validación del tipo correcto de autores y nombres en publicaciones seriadas.

MicroDis hacía también automáticamente reportes ordenados por autor, título, número de clasificación, descriptores, y fecha de ingreso. Otros programas permiten crear todos esos reportes y aun muchos otros, siempre y cuando se aplique correctamente el lenguaje de formateo en el diseño y programación de tales reportes. En tal caso puede afirmarse, que MicroDis estaba en desventaja con respecto a la creación de reportes, al compararlo con otras herramientas de esa época.

MicroDis permitía, al igual que otros, exportar e importar registros desde otras herramientas usando el formato ISO2709, lo cual significa que era posible efectuar intercambios de información con otros programas que tuviesen la misma función, siempre y cuando las tablas de definición de campos fueran iguales.

En síntesis, MicroDis era un programa práctico y muy fácil de usar, con notables ventajas, y funciones claves para la adecuada gestión de bibliotecas. Ello, aunque no tuviese la enorme flexibilidad y potencialidad de otras herramientas en cuanto al diseño y cantidad de bases de datos que se pudieran crear, según las necesidades y voluntad del usuario, ni otras funciones especiales. En MicroDis todos los registros se almacenaban en una sóla base de datos, porque no era posible crear otras base de datos dentro del mismo programa. Además, era muy rígido en la estructura de todas sus hojas de trabajo, ya que tenían los campos fijos en cuanto a extensión y cantidad. La principal ventaja de MicroDis, en ese momento y para la institución donde estaba instalado, era un factor ajeno a la herramienta misma del cual hablaré más adelante, aparte de que no era necesario poseer muchos conocimientos y habilidades de informática para comenzar a usarlo eficientemente.

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