Algunas comparaciones entre herramientas para gestión de bibliotecas 2

Algunas comparaciones entre herramientas para gestión de bibliotecas 2
Por Francisco Martínez Alas. (1993 y 2008)

Características deseables de los programas
Desde mi punto de vista, los programas de computadora para bibliotecas deben poseer tres características fundamentales:
a. Que el programa disponga de, o permita agregar y modificar después, todos los módulos necesarios para administrar todas las áreas de gestión.
b. Que permita generar reportes ordenados por diversos criterios desde todos los módulos.
c. Que tanto los módulos como los reportes puedan ser modificados a criterio y de acuerdo a las necesidades del usuario, y puedan ser desplegados en pantalla, exportados a otros programas o enviados a imprimir.

Las áreas de gestión de una biblioteca comienzan, indirectamente, con el ciclo de producción y distribución de los libros, y terminan, directamente, con los servcios al usuario y las consecuencias que ello conlleva. Entonces, como mínimo, las áreas de gestión o módulos que son indispensables son las siguientes:
a. Control de adquisiciones y pedidos, listas de espera o recomendaciones, relaciones de canje con otras instituciones, donación de particulares y organizaciones, flujo de las compras, directorio de proveedores y de la comunicación con ellos.
b. Distinción y manejo de colecciones o secciones separadas, es decir, mediante la creación de nuevas bases de datos o de filtros selectivos.
c. Diseño de las formas de ingreso de datos para la catalogación descriptiva, el análisis documental y la clasificación sistemática o por categorías y tipos.
d. Realización de búsquedas en el catálogo de documentos o base de datos mediante búsqueda global, y combinaciones de dos o tres elementos simultáneos, o con aplicación de rangos o restricciones booleanas.
e. Configuración de reportes conforme a los criterios y necesidades del usuario, para ser mostrados en pantalla, enviados a impresión o exportados a otros programas.
f. Acceso a los índices para modificarlos según la necesidad.
g. Control de servicios al usuario, préstamos y devoluciones de documentos, reservas, solicitud o recomendación de obras, y generación de avisos personalizados.

Un elemento de la mayor importancia es la noción de unidad de registro. Yo entiendo esto como el objeto cuyos elementos sirven de punto de partida para el resto de los módulos de la base de datos bibliográfica. En mi opinión, la unidad de registro en las herramientas para bibliotecas es el título del objeto en torno al cual giran todos los procesos bibliotecológicos: el documento o libro. A partir del título del documento se establecen relaciones con todos los otros elementos descriptivos del mismo en forma de registros individuales que deben poder ser añadidos, borrados, modificados, copiados, relacionados con otros, y hasta exportados a o importados de otras aplicaciones. Un aspecto muy importante de mencionar en el diseño de la base de datos, es su capacidad de manejar relaciones de "muchos a muchos" entre unos campos y otros. La mayoría de los elementos descriptivos de un documento requieren este tipo de relaciones: un mismo autor escribe varios títulos, una editorial publica varios títulos del mismo autor y de muchos otros, un libro puede tener muchos autores, un mismo descriptor aplica a varios documentos y el documento requiere muchos descriptores, y así sucesivamente.

Automatización de bibliotecas
Cuando escribí la primera versión de este artículo (a mediados de los 90s), las bibliotecas recién comenzaban a automatizarse en mi país. Algunos bibliotecarios y documentalistas no dominábamos lenguajes de programación y necesitábamos herramientas de gestión automatizada de bibliotecas que fuesen fáciles de instalar, adecuar y usar. Por ello, había que analizar las ventajas y desventajas de las pocas herramientas que estaban disponibles entonces en el país. Principalmente, elegir entre una herramienta lista para usarse, aceptando sus restricciones en cuanto cantidad y tamaño de los campos para describir los documentos, o las caracterísicas de la generación de reportes. O bien, escoger una herramienta más adaptable, y por ello con mayor potencial, pero más difícil de dominar, porque había que aprender un mínimo del lenguaje de programación. Algo para lo que, no todos, en ese momento, estábamos preparados.

El primer reto para la automatización de bibliotecas fue convertir los datos de los catálogos en tarjetas, a una base de datos bibliográfica. Y después, conseguir equipo adicional (la mayoría de bibliotecas apenas contaban con una computadora) para poder poner el catálogo en línea al servicio de los usuarios. Una solución intermedia a este problema, luego de la eliminación de los tarjeteros, fue la impresión de listados por temas más solicitados por los usuarios. En una etapa posterior, se procedió a automatizar los servicios de registro de usuarios institucionales de las bibliotecas y el préstamo de documentos a los mismos. Con la ventaja de que los programas generaban avisos de mora de aquellos usuarios que no devolviesen a tiempo los documentos.

Otro problema que yo detecté, cuando se comenzó a automatizar las bibliotecas, es que no se percibía la herramienta de automatización como una base de datos, y por ello con un diverso potencial en la captura, almacenamiento y generación de información, sino solamente como un sustituto del catálogo en tarjetas y de las fichas de préstamo a usuarios. Ya que, si bien es verdad que la función primordial de la herramienta era automatizar los procesos básicos de administración de la unidad de información, había que aprovechar su capacidad de almacenar más datos que los que se ponían en las tarjetas impresas de catálogo, y de desplegar diversos ordenamientos y combinaciones de esos datos, así como el poder realizar búsquedas en la base de datos por cualquiera de los elementos de la descripción bibliográfica, todo lo cual ofrecía mayores posibilidades de uso y diseminación de información bibligráfica.

Así, en vez de insistir en ajustar los reportes impresos o en pantalla, o las páginas o tablas de ingreso de datos a ciertas reglas de catalogación reconocidas como estándares entonces -como a veces se decía o hacía-, era deseable ampliar esos formatos de captura (MARC o CEPAL, por ejemplo) o explotarlos al máximo. Así, sería factible capturar más datos bibliográficos, para describir mejor y más integralmente el libro, o agregar más información que le ayudase al investigador a identificar si el documento le sería útil antes de solicitarlo o de ir a buscarlo a los estantes. Por ejemplo, una de las áreas donde yo descubrí más posibilidades para el uso de las colecciones de documentos fue la colocación de descriptores, palabras clave o términos de materia. Ello, porque la cantidad de descriptores que ahora se podía usar para cada documento era de 10, 20 y hasta 30 términos. Por ello, desarrollé un método que ampliaba el análisis documental hasta el nivel de capítulos y secciones claves y representativas, y no sólo de temas generales a partir del título de la obra. Este método será descrito y publicado aquí en otro artículo.