Conocimiento y Acción: Sistemas de Información e Investigación Basados en Documentos

Conocimiento y Acción: Sistemas de Información e Investigación Basados en Documentos (1998)
Por Francisco Martínez Alas

Bibliotecas tradicionales
Según el estado actual de las cosas, las bibliotecas tradicionales -especialmente si son parte de una organización privada o pública- pueden llegar a sufrir estos defectos: se desactualizan en el contenido y caracter de sus colecciones; se desvinculan de la estrategia de las instituciones; y se desnaturalizan en sus funciones primordiales y verdaderas.

Asimismo, el tiempo de los bibliotecarios se consume en actividades rutinarias: la atención de consultas y préstamo de libros, el ordenamiento de los estantes, y otras actividades (como forrar, sellar, fotocopiar, etc.). De manera que poco tiempo queda para el procesamiento técnico y la catalogación; y menos aún para desarrollar la creatividad, poner en práctica nuevos servicios, o impulsar programas de documentación especializada o de apoyo a la investigación.

Las organizaciones de hoy necesitan más servicios de información interna que los que la biblioteca, el archivo o el centro de documentación tradicionales pueden ofrecer dentro de sus limitados recursos.

Por ello, yo propongo una nueva manera de trabajar:
Recursos de conocimiento
Mi experiencia y formación acumuladas viene de la bibliotecología, la documentación, la capacitación, la investigación documental; la administración y comercialización de servicios de información; el análisis, planeación y diseño de sistemas de información y otros proyectos afines.

Mis áreas de conocimiento y acción son las ciencias de la información y documentación, las metodologías y teorías de análisis y diseño, la informática y las tecnologías de información, el funcionamiento de las empresas e instituciones y muchas disciplinas de apoyo humanistas y científicas.

He puesto en juego todas las habilidades y aptitudes concordantes en un modelo realizable y aplicable, al que he denominado: Conocimiento y acción.

Mi trabajo incluye cualquier labor de producción, difusión, descripción, almacenamiento, conversión, transferencia, registro, recuperación, interpretación, análisis, consumo, uso o comprensión de información.

El sistema de información
Es así como ideé un sistema de información, investigación y conocimiento más amplio en contenido, servicios, posibilidades: basado en documentos, pero orientado hacia una mayor accesibilidad de información útil y hacia los resultados prácticos de obtenerla, esto es lo que denomino: Conocimiento y Acción, Sistemas de Información e Investigación Basados en Documentos.

Es por ello que diseñé este producto informativo que envuelve en sus engranajes: las tecnologías de información, el manejo de documentos y los procesos empresariales. Juntando las islas de conocimiento, abriendo las puertas para nuevos servicios, creando una administración eficiente de información para lograr las metas propuestas, apoyar la toma de decisiones, impulsar a la acción y afectar positivamente el comportamiento.

El concepto clave es: Un sistema de información, que incorpora un centro de información distribuido, que administra toda clase de recursos de información (sin importar su naturaleza, medio o soporte), apoyándose eficazmente en otros recursos básicos (tales cómo la gente, los documentos, el software, las máquinas, y el espacio de trabajo), creando diferentes servicios y puntos de acceso, todo orientado hacia el usuario final, hacia la investigación y la creación de conocimiento.

El sistema que propongo parte de una visión y del espectro de intereses propios del cliente, participa del ciclo de la información, distingue entre la información interna y externa, establece mecanismos para filtrar y optimizar ambas, se sustenta en una tipología flexible y ampliada de documentos, determina, delimita y aprovecha responsabilidades distribuidas en el manejo de los mismos y de otra información.

Actúa en varios frentes, según sea el estado de los repositorios de contenidos, información, documentos, conocimientos y experiencias de cualquier organización: lo existente o más viejo; lo nuevo, lo adquirible por planificación, lo recopilable del entorno y las demandas o solicitudes información más específicas y urgentes.

Ventajas para las personas y las organizaciones
El modelo de sistema que propongo posee las siguentes ventajas:
- Es modular, al igual que las células asociadas en organismos, enlazando otros subsistemas entre sí.
- Involucra la estructura organizativa de las empresas e instituciones, creando componentes: cada subsistema en particular. La biblioteca o el centro de documentación, es sólo uno de tales componentes.
- Es distribuido y participativo, porque determina funciones y responsabilidades entre los miembros de los equipos de trabajo para el manejo documentos.
- Se apoya en los servicios de informática, pero no pretende su sustitución.
- Establece controles de seguridad para garantizar la confidencialidad.
- Crea múltiples archivos y bases de datos, que son un reflejo de los objetos y eventos informativos diseminados en toda la organización.
- Incluye cursos de capacitación en el manejo de documentos e información.
- Tiene un proceso de supervision y mantenimiento contínuo después de la consultoría inicial.

Servicio de supervisión y mantenimiento
Existe un requerimiento importante, para que este sistema funcione, y que se debe desarrollar como una actividad posterior -optativo, pero altamente recomendable- a la finalización de la implantación y ejecución del sistema de información e investigación documental: esto es, adquirir o proveerle de un servicio de supervisión y mantenimiento contínuo. Este consiste en visitas, evaluaciones y revisiones periódicas para efectuar modificaciones puntuales o mejoras, y supervisar el buen funcionamiento de lo establecido.

Mi objetivo principal es que tal sistema de información e investigación documental tenga resultados y aplicaciones prácticas en el servicio al cliente, la eficiencia y productividad, en la calidad integral, el éxito personal, la comercialización de sus productos o servicios, o la competitividad de su organización.