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Documentos, índices, catálogos y tesauros 8
Por Francisco Martínez Alas
5 Palabras clave, descriptores o encabezados de materia
El procesamiento de documentos y otros materiales en bibliotecas, centros de documentación, museos y otras instituciones que albergan colecciones de recursos documentales y objetos materiales susceptibles de ser inventariados, clasificados y catalogados adecuadamente, suele requerir al menos de tres procesos fundamentales que son la catalogación descriptiva, la clasificación sistemática y el análisis documental (sobre los cuales he tratado con amplitud en otro de mis ensayos). El propósito de describir el contenido de un documento –o los campos y significados asociados con un objeto- mediante descriptores (también llamados palabras claves o encabezados de materia, y más recientemente etiquetas o tags), es poder condensar en unos pocos términos y frases las áreas del conocimiento contenidas en el objeto, y otras con los cuales aquel está relacionado; y al mismo tiempo, tener la posibilidad de poder agrupar en una lista o reporte de base de datos todos los objetos o documentos que tienen un descriptor en común, o una combinación de varios de ellos.
En el presente capítulo me voy a ocupar de los tipos de descriptores según la forma cómo se escriben y expresan. En base a ello se puede identificar las siguientes clases:
a)Sustantivos: Los descriptores se pueden escribir como términos sustantivos solos (por ejemplo, libros), con frases cortas (por ejemplo, impresión de libros), o como sustantivos acompañados de adjetivos (por ejemplo, libros digitales).
b)Números: Algunos descriptores se expresan en números cuando se refieren a fechas (por ejemplo, 14 de julio de 1789), rangos de fechas (1920-1935), años (332 ó -150), siglos (siglo 20 ó siglo XX), números o expresiones numéricas específicas (tales como las que corresponden a fórmulas o constantes de algunas ciencias).
c)Nombres propios: Se escriben con mayúscula inicial, ya se trate de nombres de personas u otros seres reales o ficticios (como los de la literatura o de tradiciones religiosas o culturales), acontecimientos históricos, sitios geográficos, organizaciones, marcas de fábrica, y otros casos similares.
d)Siglas y códigos: Se usan siglas para abreviar los nombres de organizaciones (de cualquier sector, por ejemplo FMI, Fondo Monetario Internacional) y también para hacer referencia a algunos métodos, procesos y conceptos (por ejemplo USB, universal serial bus, CRM, customer relationship management), y se escriben con mayúsculas. A la par de cada sigla se debe colocar el texto completo del nombre de la organización o del concepto al cual hace referencia, o la sigla se debe asociar con su respectivo significado en un índice especial, para evitar y aclarar ambigüedades (muy frecuentes en cuanto a las siglas). En casos particulares, las bases de datos de instituciones identifican personas, objetos, casos, animales, productos y otros, con un código propio, compuesto sólo de números o sólo de letras, o como códigos alfanuméricos, y que también pueden incluir otros signos ortográficos (como puntos, comas, rayas, plecas, guiones, barras y otros), que constituyen también expresiones que funcionan como descriptores.
e)Acrónimos: Estos también son abreviaturas de nombres de diversos objetos, entidades o fenómenos, pero se escriben sólo con mayúscula inicial, como si fuesen nombres propios o términos, y también debe colocarse a la par el significado completo del acrónimo, además de crear un índice de concordancias para evitar confusiones.
f)Términos compuestos: Se escriben separados entre sí por un guión (por ejemplo, cine-producción), y usualmente tienen hasta cuatro miembros; uno de los términos –el inicial– indica el concepto o materia principal o un nombre propio, y los otros especifican el enfoque, el lugar geográfico, la fecha o la época, para acotar a áquel.
g)Denominaciones históricas o tradicionales: Correspondientes a periodos, eventos o corrientes particulares (y sus equivalentes, tales como estilos, movimientos, tendencias), tal como se les conoce y cita en la literatura correspondiente, para facilitar su identificación, y se escriben con inicial mayúscula. Algunas de tales denominaciones se usan en su lengua original, y se puede crear un índice de concordancias con su respectiva traducción.
h)Verbos: Cabría la posibilidad de utilizar verbos en infinitivo (por ejemplo, escribir) como descriptores, aunque se prefieran los sustantivos, algunas veces acompañados de adjetivos pertinentes. Un descriptor expresado con un verbo podría indicar que el documento en cuestión contiene instrucciones, métodos, procedimientos o técnicas para realizar la acción que sugiere o significa el verbo en infinitivo.
En el capítulo siguiente describiré los tipos de descriptores que existen, según su contenido y su alcance.
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